OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel Digitale Bürgerdienstleistungen Folgeantrag
Projektbeschreibung In Anknüpfung an den Bereich „Lebenslage Umzug“ im Bürgerportal sollen unter anderem auch die Bereiche „Vormerkung für einen Betreuungsplatz in einer KiTa” und „Zahlung von Elternbeiträgen“ ergänzt werden.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)  
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)  
Projektabschluss
Projektleitung
Alleinstellungsmerkmal
Nutzen für alle Kommunen
übertragbare/lizenzfreie Leistung Implementierung in das Serviceportal der SIT. Durch die Entwicklung einer offenen Schnittstelle wird die Möglichkeit der Nachnutzung insbesondere des Services KiTa-Anmeldung durch Nutzer anderer Portale inklusive Landesportal sichergestellt.
Beginn Übertragbarkeit 2020/12
Kategorien
  • Serviceportallösungen
  • OZG-Dienst
Zuwendungsempfänger
  • Soest
Modellregionen
  • Modellregion Soest
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
• Kommunen • Städte • Kreise • kreisangehörige Gemeinden
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
• Eltern bzw. Bürger:innen • Kommunen • Verwaltungsmitarbeiter:innen
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Im Rahmen des Projektes entstehen die folgenden Dienstleistungen: • Vormerkung für einen Betreuungsplatz in einer KiTa – Digitale KiTa-Karte • Zahlung von Elternbeiträgen • Kinderbetreuung in Randzeiten Inhaltlich wird in dem Projektvorhaben die digitale KiTa-Karte eingeführt, wodurch das Anmeldeverfahren in den Soester Kindertageseinrichtungen zukünftig online abgewickelt werden kann. Hierbei soll die Beantragung einer papiergebundenen KiTa-Karte, die bisher für die Anmeldung eines Kindes in der KiTa zwingend notwendig war – umgestellt werden auf eine vollständig digitale Online-Anmeldung. So wird es den Erziehungsberechtigten auch nach Vertragsabschluss möglich sein, den Schriftverkehr für die Berechnung der Elternbeiträge, über das eingesetzte Online-Bürgerportal abzuwickeln. Aufbauend auf den Anmeldeprozess wurde im weiteren Verlauf die Antragsstellung auf einen 45h-Betreuungsplatz mit der Erhebung der Elternbeiträge vollständig digitalisiert. Hierfür erfolgte die Anbindung an ein DMS, Bürgerportal sowie an das Fachverfahren. Die Konzepte für die Umsetzung und Implementierung der Prozesse: Vormerkung für einen Betreuungsplatz in einer KiTa – Digitale KiTa-Karte, Zahlung von Elternbeiträgen sowie die Kinderbetreuung in Randzeiten und der Übermittlung der Einkommensunterlagen von Eltern werden zur Nachnutzung bereitgestellt. Die Lösung sind auf dem Bürgerportal der Stadt Soest bereits lauffähig. Das Projektvorhaben wurde zusammen mit der Kreisverwaltung Soest und der Stadt Iserlohn entwickelt. Neben der angestrebten Implementierung des Prozesses in das Bürgerportal der Stadt Soest soll eine Übertragbarkeit modellhaft auf die Bürgerportale der Kreisverwaltung Soest und der Stadt Iserlohn erprobt werden. Der Kreis Soest steht dabei beispielhaft für die Übertragbarkeit zwischen Stadtverwaltung und Kreisverwaltung und die Stadt Iserlohn für die Übertragung des Prozesses auf ein anderes Fachverfahren. Die Erfahrungen aus dem Projekt können als Muster für die Digitalisierung von übertragbaren Antragsprozessen dienen. Darüber hinaus sollen diese nach Projektabschluss und nach Bedarf in das Kommunalportal.NRW eingepflegt werden.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
sh. o. • Online-Dienste und Prozesse zur Nachnutzung • Konzepte für die Umsetzung und Implementierung der Online-Dienste • Erfahrungen der Übertragung der Online-Dienste auf Kreisverwaltung oder Kommunen mit Einsatz eines anderen Backend-Systems, dienen als Muster für die Digitalisierung von übertragbaren Antragsprozessen *Es sind in jedem Fall programmiertechnische Anpassungen der Services an die örtlichen Gegebenheiten vorzunehmen.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Stadt Soest bietet Beratung im Rahmen von persönlichen und digitalen Austauschformaten seit Projektbeginn fortlaufend an. Daneben werden alle Elemente nach Projektabschluss für die Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus sind alle Dienste über das Bürgerportal der Stadt Soest abrufbar https://portal.soest.de . Die Integration der Online-Dienste in das Kommunalportal.NRW erfolgt dementsprechend nach Bedarf im Jahr 2022. *Weitere nach Absprache mit der Südwestfalen IT, Hemer
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Stadt Soest berät sehr eng im Rahmen von interkommunalen Austauschgesprächen. Darüber hinaus werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen u. a. auf der Webseite der Digitalen Modellregion Soest https://digital-soest.de/ und über den KDN zur Verfügung gestellt. Ggf. auch über weitere Plattformen wie die der KGST. Die Ergebnisse sind allerdings auch auf dem Serviceportal der Stadt Soest, Stadt Iserlohn und des Kreises Soest einsehbar und werden im Jahr 2022 nach Bedarf auf das Kommunalportal.NRW oder weitere Portalanbieter ausgeweitet. Die Endergebnisse und Projektdokumentationen werden nach Ende der Projektlaufzeit auf der Datenbank des KDN abrufbar sein. *Weitere nach Absprache mit der Südwestfalen IT, Hemer
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
• Bürger-Serviceportal • Dokumentenmanagementsystem • Fachverfahren
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
- Verwaltungsvorstand - Personalrat
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Einführung eines Kita-Vormerk-Moduls im Jugendamt 30.000 € / Anpassungskosten des Services 5.000 €
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
Jährliche Kosten pro Arbeitsplatz 400 € (Kita-Leitung, Jugendamt)
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Ca. 60 Personentage über 36 Monate. Der hier genannte Personalaufwand bezieht sich auf die Gesamtprojektumsetzung
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
10 – 20 Personentage pro Jahr
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
• SGB VIII-Kenntnisse • Verwaltungsspezifische Grundlagen • Projekt- und Prozessmanagement • IT-Kenntnisse
Mögliche Finanzierungsquellen
Fördermittel, Haushaltsmittel
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
• Beschleunigung der Vergabe der KiTa-Plätze in den KiTas, bei den Trägern und im Jugendamt • Schaffung eines sicheren Kommunikationsweges zur Stadtverwaltung • Mehr Flexibilität für Erziehungsberechtigte in der Kinderbetreuung • Keine persönliche Vorsprache mehr im Amt notwendig (für die Kommunikation und den Austausch notwendiger Unterlagen -> Upload-Möglichkeiten) • Reduziert die Lauf- und Bearbeitungszeiten von Anträgen durch eine effiziente und medienbruchfreie Arbeitsweise um 10%
Indirekte Einsparungen
Ein vollständig digitaler Arbeitsprozess verringert die Wahrscheinlichkeit von potenziellen Rückläufen während der Antragsbearbeitung. Alle in digitaler Form erhobenen Daten liegen in der Regel in einer einheitlichen und lesbaren Form vor, wodurch Verwaltungsmitarbeiter:innen effizienter arbeiten können. Nahezu alle Anträge können so direkt bearbeitet werden.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Aufbauend auf den digitalisierten Prozessen und Arbeitsabläufen besteht nun die Möglichkeit z. B.: Digitalisierung der Vergabe von Kindertagespflegeplätzen umzusetzen.
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Die Suche der Eltern nach einer geeigneten KiTa wird erleichtert. Durch die Digitalisierung der Prozesse werden auch die Arbeitsabläufe der Verwaltungsmitarbeiter:innen effizienter.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Es wurden die Rahmenbedingungen der IT-Serverumgebung hinsichtlich der sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Voraussetzungen bewertet.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
• Speicherung von personenbezogenen Daten Lösungsansatz: die Bürgerinnen und Bürger müssen in die Speicherung einwilligen – ansonsten können die Anträge nicht bearbeitet werden.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Neben der Nutzung des Service über ein Bürgerportal, müssen noch weitere Möglichkeiten für Eltern geschaffen werden, die den digitalen Service nicht nutzen wollen oder können (Anmeldung direkt im Jugendamt in der KiTa). Die Eltern werden hierzu über Infomaterial aufgeklärt.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Nur auf die digitale Anmeldung zu setzen grenzt bestimmte Personengruppen aus. In den Digitalisierungsprozess müssen alle Personengruppen mit einbezogen werden. Solchen die keinen Zugang haben können diese Leistungen im Umkehrschluss auch nicht mehr nutzen. Daher muss diese Personengruppe in der Umsetzung berücksichtigt werden.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
• Erstellung des Rahmenkonzeptes in einem Workshop und weiterer Feinabstimmungen • Anpassung der digitalen Services an die örtlichen Rahmenbedingungen • Testen der Anwendungen und Schulung der Mitarbeiter, KiTas und Träger Die Einteilung hat sich bewährt.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Der geplante Zeitplan wurde eingehalten (siehe Anhang: A1).
Projektphasen und Meilensteine
Teilprojekt 1: Meilenstein1: Prozessanalyse und Konzepterstellung - 06/2019 bis 09/2019 Meilenstein 2: Implementierung und Entwicklertests - 10/2019 bis 04/2020 Meilenstein 3: Test Modellkommune(n) - 05/2020 Meilenstein 4: Produktivsetzung und Schulung - 06/2020 bis 08/2020 Teilprojekt 2: Meilenstein 1: Prozessanalyse und Konzepterstellung - 06/2021 Meilenstein 2: Implementierung und Entwicklertests - 07/2021 bis 08/2021 Meilenstein 3: Test Modellkommune(n) - 09/2021 Meilenstein 4: Produktivsetzung und Schulung - 09/2021 bis 10/2021
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Nachdem die Stadt Soest als Modellkommune benannt wurde, wurde die erste Projektidee zusammen mit der Südwestfalen IT und dem Jugendamt entwickelt.
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
• Projektleiter • Zwei Mitarbeiter Jugendamt (Kita-Platzvergabe, Elternbeiträge) • Software-Entwickler für das Bürger-Portal, DMS und Fachverfahren
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Projektleitung • Jugendamt • Entwickler
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Projektmanagement/Prozessmanagement • Softwareentwicklung • rechtliche Kenntnisse • SGB VIII • Verwaltungsspezifische Kenntnisse
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
• 1 VZÄ Projektmanager über die gesamte Laufzeit • Mitarbeiter Jugendamt nach Bedarf (ca. 0,1 VZÄ insgesamt) • Softwareentwickler nach Aufwand der Anpassung beim IT-Dienstleister
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Es besteht nur noch Bedarf im Jugendamt. Ein Projektmanager wird nicht weiter benötigt
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Verwaltungsvorstand, Personalrat, Jugendamt, Organisation
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten (z.B. Kommune aus)
Betriebsvertrag/Lizensierung
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Es fand keine konventionelle Beschaffung im Rahmen des Projektes statt. Es war eine Vergabefreie Inhouse-Beauftragung bei der Stadt Soest, da diese Verbandskommune der SIT sind.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Überzeugungsarbeit bei KiTa-Leitungen und Trägern ist zu leisten, um für die neuen digitalen Prozesse eine gewissen Akzeptanz in der Verwaltung und bei den Bürger:innen der Stadt Soest zu schaffen. Für die erfolgreiche Implementierung eines Digitalisierungsprojektes müssen alle Beteiligten von Beginn an mitgenommen werden und ein umfassendes Change-Management praktiziert werden. Dies erfolgte über permanente Informationsveranstaltungen, Schulungen der Mitarbeiter:innen im Umgang mit den neuen Arbeitsprozessen und der Übernahme der Betriebskosten für die Lizenzen.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Schulung der KiTas war zu frühzeitig und musste dann stellenweise persönlich nachgesteuert werden. Die Schulung sollte ca. 1 Monat vor Start des Anmeldeverfahrens durchgeführt werden. Der Dienst muss bereits zur Verfügung stehen.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Finanzierung der Lizenzen der Nutzer muss sichergestellt werden und wird nach Projektabschluss von der Stadt Soest getragen.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Eine Alternative wäre es gewesen z.B. eine (Papier-KiTa-Karte) beizubehalten. Viele weitere Alternativen für die Umsetzung eines solchen Prozesses existieren nicht. Alternativ können Kommunen in NRW die zentralen OZG-Dienste die über das Land NRW zur Verfügung gestellt werden über das gewünschte Portal nutzen. *Individuelle Online-Dienste die Kommunen entwickeln, werden hierbei nicht berücksichtigt.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Papier-KiTa-Karte – sofern die Prozesse nicht digitalisiert werden sollen/können. Neben den Entwicklungen der Stadt Soest können Kommunen in NRW die zentralen OZG-Dienste die über das Land NRW zur Verfügung gestellt werden über das gewünschte Portal nutzen *Individuelle Online-Dienste die Kommunen entwickeln, werden hierbei nicht berücksichtigt.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Keine Kommentare oder Anregungen.

Online-Dienste

Name Url Beschreibung
Digitale Bürgerdienstleistungen Soest - Folgeantrag Das Projekt beschreibt einen Anwendungsfall, der grds. alle Kommunen in NRW betrifft, die für die Bereiche Kita-Anmeldung und Elternbeiträge zuständig sind.
Die Übertragbarkeit auf alle Kommunen im Verbandsgebiet wird durch den IT-Dienstleister sichergestellt, landesweit über die "Task-Force" beim KDN

Leika-Leistungen

Leika-Bezeichnung Landesredaktion letzte Änderung Leika-ID Leika-Typ Gesetzeskürzel SDG1 SDG2
Gebühr für Kindertageseinrichtungen Befreiung 06.07.2021 99107007010000 2/3 SGB VIII offline (noch nicht in Betrieb)
Gebühr für Kindertageseinrichtungen Ermäßigung 06.07.2021 99107007149000 2/3 SGB VIII offline (noch nicht in Betrieb)
Elternbeitrag Festsetzung 06.07.2021 99071007002000 4 offline (noch nicht in Betrieb)
Elternbeitrag Übernahme 06.07.2021 99071007068000 4 offline (noch nicht in Betrieb)
Förderung in Kindertagespflege Gewährung 06.07.2021 99071005080000 2/3 SGB VIII offline (noch nicht in Betrieb)