Umsetzungsprojekte
| Projekttitel | Digitalisierung von Prozessen im Ausländerwesen |
|---|---|
| Projektbeschreibung | Ziel des Projektes ist, im Bereich des OZG-Themenfeldes »Ein- & Auswanderung« medienbruchfreie und bürgerorientierte Online-Prozesse anzubieten, welche höchstmöglich automatisiert sind. Dabei sollen innovative Lösungen geschaffen werden. Besonders im Fokus stehen die Prozesse zu den Leistungen »Einbürgerung«, »Verpflichtungserklärung« und »Beschäftigungserlaubnis«. Diese drei Verwaltungsdienstleistungen werden als Erstes an das neue Serviceportal der Stadt Solingen angeschlossen. Auch die Anbindung der App »Mensch, Solingen!« an das Portal ist geplant. |
| Vorbereitung (Projektantrag bewilligt) | |
| Konzeption (Umsetzung beauftragt) | |
| Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen) | |
| Projektabschluss | |
| Projektleitung | Sonja Ern + 49 212 290-2722 s.ern@solingen.de |
| Alleinstellungsmerkmal | - native Implementierung des Serviceportals der Stadt Solingen in eine City App inkl. Postkorb - medienbruchfreie Digitalisierung der OZG-Leistungen »Einbürgerung«, »Verpflichtungserklärung« und »Beschäftigungserlaubnis« - bei der Digitalisierung der drei Prozesse werden innovative technische Lösungsansätze, zur Sicherstellung von äußerst nutzerfreundlichen Prozessen und einer Optimierung der Prozessabläufe, einbezogen |
| Nutzen für alle Kommunen | Die Digitalisierung der OZG-Leistungen »Einbürgerung«, »Verpflichtungserklärung« und »Beschäftigungserlaubnis« schafft für Kommunen NRW-weit einen sehr großen Mehrwert, da es sich hierbei um oft genutzte Verwaltungsleistungen handelt. |
| übertragbare/lizenzfreie Leistung | Das Serviceportal der Stadt Solingen basiert auf der Open-Source-Lösung Liferay, wodurch eine Übertragbarkeit inkl. der integrierten E-Government-Lösungen sichergestellt wird. Außerdem sollen die Lösungen in das Kommunalportal.NRW eingepflegt werden. Hierzu arbeitet die Stadt Solingen eng mit dem KDN zusammen. Das Konzept einer medienbruchfreien Übertragung von Antragsdaten nach deren Prüfung und Bewertung wird Kommunen in NRW zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus werden die Prozessbeschreibungen zur Entwicklung der Lösungen bereitgestellt. |
| Beginn Übertragbarkeit | Mai 2021 |
| Kategorien |
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| Zuwendungsempfänger |
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| Modellregionen | |
| Projektwebseiten/-ergebnisse | |
| Dokumente |
Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
• Kommunen • Stadtverwaltungen • Ausländerbehörden/ Einbürgerungsbehörden
• Kommunen • Stadtverwaltungen • Ausländerbehörden/ Einbürgerungsbehörden
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt?
(Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
• Mitarbeiter:innen • Antragsstellende • Verwaltung (AIB) • Vereine • Wirtschaftsunternehmen
• Mitarbeiter:innen • Antragsstellende • Verwaltung (AIB) • Vereine • Wirtschaftsunternehmen
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
• Konzept einer medienbruchfreien Übertragung von Antragsdaten nach Prüfung und Bewertung wird Kommunen NRW-weit zur Verfügung gestellt o Diese enthält u. a. Prozessbeschreibungen zur Entwicklung der Lösungen • E-Government-Lösung „Einbürgerung“, „Verpflichtungserklärung“ und „Beschäftigungserlaubnis“ wird in das Kommunalportal.NRW eingepflegt
• Konzept einer medienbruchfreien Übertragung von Antragsdaten nach Prüfung und Bewertung wird Kommunen NRW-weit zur Verfügung gestellt o Diese enthält u. a. Prozessbeschreibungen zur Entwicklung der Lösungen • E-Government-Lösung „Einbürgerung“, „Verpflichtungserklärung“ und „Beschäftigungserlaubnis“ wird in das Kommunalportal.NRW eingepflegt
Lösungsumfang
(Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
• Konzept einer medienbrucharmen Übertragung von Antragsdaten • Prozessbeschreibungen • Entwickelten OZG-Leistungen • Quellcode und so. freie Entwicklungsergebnisse • Know-How-Transfer
• Konzept einer medienbrucharmen Übertragung von Antragsdaten • Prozessbeschreibungen • Entwickelten OZG-Leistungen • Quellcode und so. freie Entwicklungsergebnisse • Know-How-Transfer
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Alle Elemente werden nach Projektabschluss und der Nacherfüllung von Mängeln zur Verfügung gestellt. Die Integration der OZG-Leistungen in das Kommunalportal.NRW wird dementsprechend im Jahr 2022 umgesetzt.
Alle Elemente werden nach Projektabschluss und der Nacherfüllung von Mängeln zur Verfügung gestellt. Die Integration der OZG-Leistungen in das Kommunalportal.NRW wird dementsprechend im Jahr 2022 umgesetzt.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung?
(Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Im Rahmen von diversen Veranstaltungen wurden die Projektentwicklungen fortlaufend kommuniziert. Die Endergebnisse und Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit auf der Datenbank des KDN abrufbar sein. Die Ergebnisse sind darüber hinaus auf dem Serviceportal der Stadt Solingen einsehbar und werden im Jahr 2022 auf das Kommunalportal.NRW migriert.
Im Rahmen von diversen Veranstaltungen wurden die Projektentwicklungen fortlaufend kommuniziert. Die Endergebnisse und Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit auf der Datenbank des KDN abrufbar sein. Die Ergebnisse sind darüber hinaus auf dem Serviceportal der Stadt Solingen einsehbar und werden im Jahr 2022 auf das Kommunalportal.NRW migriert.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken?
(z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
• Serviceportal / Kommunalportal.NRW • Formularserver • Briefbutler • Dokumentenmanagementsystem Vorzugsweise Fachverfahren ADVIS der Kommunix GmbH (Smart-City-App zur Anbindung des Serviceportals an die App – die Stadt Solingen ist Mitglied einer Entwicklungspartnerschaft „Open Smart-City-App)
• Serviceportal / Kommunalportal.NRW • Formularserver • Briefbutler • Dokumentenmanagementsystem Vorzugsweise Fachverfahren ADVIS der Kommunix GmbH (Smart-City-App zur Anbindung des Serviceportals an die App – die Stadt Solingen ist Mitglied einer Entwicklungspartnerschaft „Open Smart-City-App)
Organisatorische Voraussetzungen
(z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Beteiligungen richten sich nach den Bestimmungen der Gemeindeordnung, des Landespersonalvertretungsgesetzes und anderen rechtsgrundlange in Bezug auf die Einführung von Softwarelösungen. Bei der Stadt Solingen wurden folgende Gremien im Rahmen der Projektumsetzung beteiligt • Datenschutz • Personalrat • Gleichstellungsstelle • Schwerbehindertenvertretung/-beauftragte • Informationssicherheit • Lenkungsgruppe „Digitalisierung“ • diversere Fachbereiche (Personal- und Organisation, Kommunales Integrationszentrum, Mediengestaltung, sowie das Ausländer- und Integrationsbüro etc.) • Revisionsdienst
Beteiligungen richten sich nach den Bestimmungen der Gemeindeordnung, des Landespersonalvertretungsgesetzes und anderen rechtsgrundlange in Bezug auf die Einführung von Softwarelösungen. Bei der Stadt Solingen wurden folgende Gremien im Rahmen der Projektumsetzung beteiligt • Datenschutz • Personalrat • Gleichstellungsstelle • Schwerbehindertenvertretung/-beauftragte • Informationssicherheit • Lenkungsgruppe „Digitalisierung“ • diversere Fachbereiche (Personal- und Organisation, Kommunales Integrationszentrum, Mediengestaltung, sowie das Ausländer- und Integrationsbüro etc.) • Revisionsdienst
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Die Spannweite für die Implementierung der jeweiligen Entwicklungen ist abhängig von den bereits vorhandenen Infrastrukturen für die Entwicklung des Serviceportals, des DMS, sowie den dazugehörigen Schnittstellen Kosten der Stadt Solingen (circa): • Serviceportal 797.000 EUR inkl. prozessuale Umsetzung und Begleitthemen • App-Anbindung 173.000 EUR zur Umsetzung eines Prototyps im Rahmen der technischen und rechtlichen Herausforderungen • DMS/ E-Akte 380.500 EUR
Die Spannweite für die Implementierung der jeweiligen Entwicklungen ist abhängig von den bereits vorhandenen Infrastrukturen für die Entwicklung des Serviceportals, des DMS, sowie den dazugehörigen Schnittstellen Kosten der Stadt Solingen (circa): • Serviceportal 797.000 EUR inkl. prozessuale Umsetzung und Begleitthemen • App-Anbindung 173.000 EUR zur Umsetzung eines Prototyps im Rahmen der technischen und rechtlichen Herausforderungen • DMS/ E-Akte 380.500 EUR
Kosten des Betriebs
(Angabe jährlicher Kosten)
Die laufenden Kosten sind abhängig von der Anzahl und dem gewünschten Umfang der jeweiligen Dienstleistungen. Die Spannweite liegt ungefähr zwischen 20.000€ - 70.000€.
Die laufenden Kosten sind abhängig von der Anzahl und dem gewünschten Umfang der jeweiligen Dienstleistungen. Die Spannweite liegt ungefähr zwischen 20.000€ - 70.000€.
Personalaufwand bei Einführung
(Personentage und Zeitraum)
Es muss mit zwei Vollzeitäquivalenten über einen Zeitraum von 12-18 Monaten gerechnet werden. Der genaue Umfang ist abhängig von den gewünschten Dienstleitungen und im Allgemeinen von der vorhandenen Infrastruktur.
Es muss mit zwei Vollzeitäquivalenten über einen Zeitraum von 12-18 Monaten gerechnet werden. Der genaue Umfang ist abhängig von den gewünschten Dienstleitungen und im Allgemeinen von der vorhandenen Infrastruktur.
Personalaufwand bei Betrieb
(Angabe jährlicher Kosten)
Der Personalaufwand ist abhängig von dem jeweiligen gewählten Betriebsmodell (Eigenbetrieb, Fremdbetrieb). So hat die Stadt Solingen mit der regio iT einen Dienstleiter beauftragt, bei dem die Personalaufwände abgefedert werden.
Der Personalaufwand ist abhängig von dem jeweiligen gewählten Betriebsmodell (Eigenbetrieb, Fremdbetrieb). So hat die Stadt Solingen mit der regio iT einen Dienstleiter beauftragt, bei dem die Personalaufwände abgefedert werden.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
• IT-Kenntnisse • Prozess- und Projektmanagement Kenntnisse • Verwaltungsmanagement- Kenntnisse
• IT-Kenntnisse • Prozess- und Projektmanagement Kenntnisse • Verwaltungsmanagement- Kenntnisse
Mögliche Finanzierungsquellen
Ggf. Förderprogramme von Bund, Länder und EU.
Ggf. Förderprogramme von Bund, Länder und EU.
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
• Reduzieren von Medienbrüchen in der Antragsstellung und Bearbeitung • Vereinfachte Kommunikation zwischen Bürger:innen und Mitarbeiter:innen • Reduzierung von Lauf- und Bearbeitungszeiten • Reduzierung von Sachkosten in Bezug auf Druck und Versand
• Reduzieren von Medienbrüchen in der Antragsstellung und Bearbeitung • Vereinfachte Kommunikation zwischen Bürger:innen und Mitarbeiter:innen • Reduzierung von Lauf- und Bearbeitungszeiten • Reduzierung von Sachkosten in Bezug auf Druck und Versand
Indirekte Einsparungen
Durch die digitale Antragsmöglichkeit entfallen Erfassungsaufwände für Sachbearbeitung. Darüber hinaus werden durch die digitale Ablage der Akten keine weiteren zeitlichen Ressourcen gebunden. Ein weiterer Vorteil ist die parallele Möglichkeit der Aktenbearbeitung.
Durch die digitale Antragsmöglichkeit entfallen Erfassungsaufwände für Sachbearbeitung. Darüber hinaus werden durch die digitale Ablage der Akten keine weiteren zeitlichen Ressourcen gebunden. Ein weiterer Vorteil ist die parallele Möglichkeit der Aktenbearbeitung.
Langfristiger Nutzen
(z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Die entwickelte und implementierte Infrastruktur (Serviceportal) bzw. Entwicklungsergebnisse (OZG- Leistungen, Schnittstellen usw.) können als Basis für weitere Prozesse verwendet werden. Hierdurch kann grundsätzlich der Reifegrad III des OZGs realisiert werden. Weitere Dienstleistungen wie bspw. Bewohnerparken, iKFZ und andere OZG-Leistungen
Die entwickelte und implementierte Infrastruktur (Serviceportal) bzw. Entwicklungsergebnisse (OZG- Leistungen, Schnittstellen usw.) können als Basis für weitere Prozesse verwendet werden. Hierdurch kann grundsätzlich der Reifegrad III des OZGs realisiert werden. Weitere Dienstleistungen wie bspw. Bewohnerparken, iKFZ und andere OZG-Leistungen
Nutzen für Stakeholder
(z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
• 24/7 – Informationen und Antragsstellung möglich • höhere Transparenz der Verwaltungsprozesse • Single-Point-of-Contact beim Serviceportal • Erläuterungen in Leichter Sprache • Bearbeitungszeit der Antragsprozesse wird reduziert durch Zeiteinsparung (digitalisierte Prozesse) Eine finale Evaluierung des Nutzen für Stakeholder sollte aufgrund der Aussagekraft zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden.
• 24/7 – Informationen und Antragsstellung möglich • höhere Transparenz der Verwaltungsprozesse • Single-Point-of-Contact beim Serviceportal • Erläuterungen in Leichter Sprache • Bearbeitungszeit der Antragsprozesse wird reduziert durch Zeiteinsparung (digitalisierte Prozesse) Eine finale Evaluierung des Nutzen für Stakeholder sollte aufgrund der Aussagekraft zu einem späteren Zeitpunkt stattfinden.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
• DSGVO beziehungsweise DSG NRW • Aufenthaltsgesetzt (AufenthG) • VwVfG NRW • EGovG NRW/OZG • BITV NRW
• DSGVO beziehungsweise DSG NRW • Aufenthaltsgesetzt (AufenthG) • VwVfG NRW • EGovG NRW/OZG • BITV NRW
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
• Vergaberecht • BSI-TR-03160-1 • TR-Resiscan • EGovG NRW/OZG • VwVfG Beispiel: Restriktive Regelungen im Rahmen der Sicherheitsstandards bei der App-Integration in das Serviceportal. Session Time-Outs nach 3 Minuten. Lösung: Konnte bis dato nicht gelöst werden. Beispiel: Vergaberechtskonforme Nutzung der Entwicklungsergebnisse. Lösung: Nach NRW Modell, Kommunalvertreter NRW
• Vergaberecht • BSI-TR-03160-1 • TR-Resiscan • EGovG NRW/OZG • VwVfG Beispiel: Restriktive Regelungen im Rahmen der Sicherheitsstandards bei der App-Integration in das Serviceportal. Session Time-Outs nach 3 Minuten. Lösung: Konnte bis dato nicht gelöst werden. Beispiel: Vergaberechtskonforme Nutzung der Entwicklungsergebnisse. Lösung: Nach NRW Modell, Kommunalvertreter NRW
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices
(Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
1. Ausreichende Ressourcen bei externen Dienstleistern einholen. 2. Betroffene zu Beteiligte zu machen. 3. Hospitationen durchführen, damit die Bedürfnisse und Wünsche der Betroffenen verstanden werden. Als weiterer Punkt kann hier auch der Motivationsgedanke angeführt werden.
1. Ausreichende Ressourcen bei externen Dienstleistern einholen. 2. Betroffene zu Beteiligte zu machen. 3. Hospitationen durchführen, damit die Bedürfnisse und Wünsche der Betroffenen verstanden werden. Als weiterer Punkt kann hier auch der Motivationsgedanke angeführt werden.
Lessons Learned
(Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
• Ressourcenplanung externer Dienstleister • Interne Analysen bspw. genauere Ist-Stand Analysen durchführen. • Mitarbeiter intensiver abholen und motivieren. • Verbindlichkeit und Mitarbeit sollte im Vorfeld sichergestellt werden.
• Ressourcenplanung externer Dienstleister • Interne Analysen bspw. genauere Ist-Stand Analysen durchführen. • Mitarbeiter intensiver abholen und motivieren. • Verbindlichkeit und Mitarbeit sollte im Vorfeld sichergestellt werden.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
• Serviceportal • DMS • Prozesse • App-Integration Die Einteilung der einzelnen Teilprojekte war sinnvoll, aber auch durch die Abhängigkeiten nicht völlig losgelöst zu betrachten, weil die Teilprojekte voneinander abhängig sind.
• Serviceportal • DMS • Prozesse • App-Integration Die Einteilung der einzelnen Teilprojekte war sinnvoll, aber auch durch die Abhängigkeiten nicht völlig losgelöst zu betrachten, weil die Teilprojekte voneinander abhängig sind.
Online-Dienste
| Name | Url | Beschreibung | |||||||||||||||
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| Einbürgerung |
Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein ausländischer Staatsbürger / eine ausländische Staatsbürgerin mit Wohnsitz in Deutschland über einen Einbürgerungsantrag die deutsche Staatsangehörigkeit erwerben. Dieser Antrag wird von den nach Landesrecht bestimmten Staatsangehörigkeitsbehörden entgegengenommen. Unter Umständen kann ein ausländischer Staatsbürger / eine ausländische Staatsbürgerin einen Einbürgerungsantrag auch stellen, wenn er sich dauerhaft im Ausland aufhält. Zuständig ist dann das Bundesverwaltungsamt. Der Antrag wird dann auch von den zuständigen diplomatischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland entgegengenommen. Die Stadt Solingen setzt mit weiteren Partnern aus NRW den Einbürgerungsantrag als bundesweite Referenzimplementierung im Rahmen der digitalen Modellregionen NRW um. Die Lösung soll basierend auf den Ergebnissen des Digitalisierungslabors entwickelt werden. Die Stadt Solingen erarbeitet, unterstützt durch ihren IT-Dienstleister die regio iT, aktuell die nötigen Standardprozesse (zunächst mittels der Picture-Methode) und optimiert die eigenen Geschäftsprozesse im Bereich Einbürgerung. Am Ende steht die Lösung inklusive technische Dokumentation allen Kommunen in NRW zur Verfügung. Zur Übermittlung des Einbürgerungsantrages an die Fachverfahren ist ein neuer Standard notwendig. Hierzu wird sich das Land NRW (MKFFI) einer vom BMI in einem Pilotprojekt finanzierten sogenannten „Standardschmiede“ bedienen . Die Stadt Solingen wird bei diesem erstmaligen bundesweiten Format mitwirken. |
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| Verpflichtungserklärung | https://informationsplattform.ozg-umsetzung.de/iNG/app/detail?id=103671&nav=RegKO_RO&tb=projectdetails&pager | Digitalisierungslaborleistung | |||||||||||||||
Leika-Leistungen
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| Beschäftigungserlaubnis | |||||||||||||||||
