OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel Gesundheit und digitaler Wandel
Projektbeschreibung Das Projekt »Gesundheit und digitaler Wandel« beschäftigt sich mit den gesundheitlichen Auswirkungen und anfallenden Belastungen der Digitalisierung auf Mitarbeitende, die bei der Einführung von neuen digitalen Arbeitsprozessen in den öffentlichen Verwaltungen auftreten können. Ziel ist, einen Maßnahmenkatalog für präventive Angebote im Gesundheitsbereich zu entwickeln und diese im Rahmen der Umstellungsprozesse in den Verwaltungen einzusetzen.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)  
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)  
Projektabschluss
Projektleitung
Alleinstellungsmerkmal - Entwicklung präventiver Maßnahmen für die Gesundheit der Mitarbeitenden der Verwaltung am Arbeitsplatz
- Berücksichtigung gesundheitlicher Auswirkungen durch die neuen Arbeitsanforderungen (die durch die Digitalisierung bedingt werden)
Nutzen für alle Kommunen Durch das Projekt wird die Integration digitaler Arbeitsmethoden in die Verwaltungsstrukturen zur Stärkung von Maßnahmen zur Gesundheitsförderung integriert. Hierdurch soll sich die Produktivität und die Krankheitsquote der Mitarbeitenden verbessern.
übertragbare/lizenzfreie Leistung Im Rahmen des Projektes wird ein Blueprint für die Mitarbeitenden der Städte Aachen, Soest und Gelsenkirchen erstellt, das auch anderen Kommunen in NRW als Handlungsleitfaden in Form einer digitalen Portallösung lizenzfrei zur Verfügung gestellt wird.
Beginn Übertragbarkeit September 2022
Kategorien
  • Gesundheit und Rettungsdienst
  • Prävention
Zuwendungsempfänger
  • Aachen
  • Gelsenkirchen
  • Soest
  • Private Universität Witten-Herdecke
Modellregionen
  • Modellregion Emscher-Lippe
  • Modellregion Aachen
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
· Öffentliche Verwaltungen · Kreise · Kreisangehörige Gemeinden · Verbände
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Die Mitarbeitenden der ÖV und im weitesten Sinne auch die Bürger*innen. Das Projekt trägt zur Gesunderhaltung der Beschäftigten bei, was krankheitsbedingte Ausfälle reduzieren und zu einer Effizienzsteigerung im Umgang mit den neuen Prozessen führen kann. Aus diesen Gründen profitieren ebenso die Arbeitgeber*innen vom Projektergebnis.
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sein könnten, zur Verfügung: · Das Projekt ist ein Bestandteil der Digitalisierungsstrategie der Städte Aachen, Gelsenkirchen und Soest. Die Ergebnisse können für andere Kommunen als Vorlage für eine ganzheitliche Konzeptplanung von präventiven Gesundheitsmaßnahmen für die Begleitung von Digitalisierungsprozessen in der Verwaltung dienen. · Hierzu soll ein Blueprint mit Handlungsempfehlungen für gesundheitsfördernde Konzepte sowie für die Feststellung eines Status Quo (z.B. Digitalisierungsindex u.a.) erstellt werden.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
s. o. Blueprint für die Verwaltungen der Städte Aachen, Gelsenkirchen und Soest, der auch anderen Kommunen in NRW als Handlungsleitfaden in Form eines Abschlussberichts im Sinne eines Best-Practice-Ansatzes zur Verfügung gestellt werden kann. Zudem werden relevante Informationsangebote innerhalb der Modellregionen über das Intranet, im Sinne einer Portallösung bereitgestellt. Auf diese Weise wird die Integration digitaler Arbeitsmethoden in die Verwaltungsstrukturen zur Stärkung von Gesundheitsförderungsmaßnahmen vollzogen. Die Ergebnisse der Evaluation der gesundheitlichen Auswirkungen der Digitalisierung auf die Mitarbeitenden der ÖV, geben wichtige Rückschlüsse auf die arbeitsmedizinischen Herausforderungen des digitalen Change-Prozesses im Rückblick auf die Beschäftigten der Stadtverwaltung, sowie die Ausrichtung einer bedarfsorientierten Beratung, der ein organisationstheoretischer Ansatz zugrunde liegt.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Fortschritte des Projektes werden fortlaufend im Projektteam rückgekoppelt. Die am Projekt beteiligten Kommunen können bereits jetzt durch die Zwischenergebnisse abgeleitete präventive Maßnahmen einsetzen bzw. erproben. Nach Abschluss des Projektes erfolgt die verstetigte Nutzung der erarbeiteten Angebote. Der zuvor erwähnte Abschlussbericht ist für 08/2022 geplant.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Teilprojektergebnisse werden bereits jetzt und fortlaufend bereitgestellt, da die präventiven Maßnahmen bereits in den ÖV der Modellkommunen eingesetzt bzw. erprobt werden. Nach Abschluss des Projektes werden die Unterlagen über den KDN zur Verfügung gestellt. Die Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit zentral über die Datenbank des KDN sowie über weitere städtische Internetseiten und über die Homepage des Lehrstuhls für Arbeitsmedizin und betriebliches Gesundheitsmanagement an der Universität Witten/Herdecke abrufbar sein. Darüber hinaus stehen allgemeine Informationen zu dem Projekt auf den Webseiten der Digitalen Modellregion Aachen, Gelsenkirchen und Soest und über den KDN zur Verfügung (s.oben).
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Zur Anwendung sollte vorab eine Vereinbarung mit den Sozialpartnern über die Art und den Umfang der Maßnahmen geregelt werden. Eine fest definierte Infrastruktur ist keine Voraussetzung, als hilfreich erwies sich allerdings das betriebliche Gesundheitsmanagement in Kooperation mit der betriebsärztlichen Dienststelle als Expert*innen. Der Maßnahmenumfang im Projekt richtete sich konkret auf die körperliche und psychisch-mentale Belastungen aus und wurde durch die Angebote im Bereich gesunder Digitalisierung (Webinare zu den Themen Home-Office Arbeit, digitale (Selbst-)Führung, Digitalisierung als Megatrend, uvm.) ergänzt.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Das Projekt muss mit finanziellen und personellen Ressourcen ausgestattet werden. Von hoher Bedeutung ist, dass die Führungsebene die Projekte unterstützt. Beispielhaft sind bei der Stadt Aachen in diesem Zusammenhang folgende Dienststellen involviert: Arbeitsmedizin, Personaldezernat, Fachbereichsleitungen, Datenschutz, Personalrat und Betriebliche Gesundheitsförderung.
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Eine pauschale Aussage ist nicht möglich, weil der Umsetzungsaufwand stark variiert - je nach Umfang der angestrebten Ziele und Größe der Kommune. Die Durchführung der empfohlenen Maßnahmen aus dem Handlungsleitfaden werden auf 25.000 bis 100.000 € geschätzt.
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
Ca. 50.000 bis 100.000 € abhängig vom erhobenen Bedarf gesundheitsfördernder Maßnahmen. Die Nutzung des Blueprints ist kostenfrei.
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Koordinator*in, Beauftragte in den teilnehmenden Fachbereichen, Personalressourcen bei den Fachbereichs-, Abteilungs- und Teamleitungen; externe Kooperationspartner. Der Personalaufwand ist stark von dem Umfang der geplanten Maßnahmen abhängig. In Aachen wurden acht verschiedene Maßnahmen umgesetzt. Die Planung und Vorbereitung brauchte hohen Personalaufwand (drei Fachbereichsleiter, der Personalrat, Referent*innen aus dem zuständigen Dezernat, die BGM-Fachkraft, zwei Kräfte aus der psychologischen Beratung, IT-Support, die Projektleitung und Projektkoordination. Dazu gehören auch acht bis zehn Ansprechpartner*innen aus dem Dienstleistungsbereich für die Maßnahmenumsetzung).
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Siehe oben. Personentage und Zeitraum sind abhängig von den angestrebten Maßnahmen. Für Aachen s. Bitte oben.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
· Projektmanagement/-Prozessmanagement · Gesundheitsmanagement · PR/Kommunikationskompetenz · Fachliche Begleitung durch Expert*innen (Arbeitsmedizin, Gesundheitsmanagement etc.).
Mögliche Finanzierungsquellen
ggf. Landesförderung, ggf. Unfallkasse, Haushaltsmittel
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Monetäre Einsparungen ergeben sich durch die potenzielle Verringerung von Krankheitsfällen, Ausfallzeiten, Minderung von Stressfaktoren und weiteren Belastungsfaktoren, die mit dem „Digital Change“ Prozess einhergehen.
Indirekte Einsparungen
Indirekt können Gesundheitsmaßnahmen gezielter erprobt und adaptiert werden und das Gesamtkonzept betrieblicher Gesundheitsmaßnahmen verbessert werden. Die Arbeitszufriedenheit, Motivation und Effizienz der Mitarbeitenden kann durch den sicheren und gesünderen Umgang mit den digitalen Kommunikationsinstrumenten vor Ort oder im Homeoffice gesteigert werden. Darüber hinaus sind positive Effekte auf Präsentismus, Leistungsfähigkeit und Mitarbeitendenbindung erwartbar. Durch die wissenschaftliche Evaluation der Auswirkungen der Digitalisierung auf Mitarbeitende der ÖV, werden die Bedürfnisse, Sorgen und Ängste der Mitarbeitenden berücksichtigt, die mit der Einführung neuer digitaler Prozesse entstehen.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Langfristig gesündere, zufriedenere und leistungsfähigere Mitarbeiter*innen mit weniger Ausfallzeiten. Folgeprojekte mit dem Schwerpunkt Verhältnisprävention (konkret zur Arbeitsraumgestaltung) können auf Grundlage der Bedarfsanalyse indiziert sein.
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Effiziente und optimierte Arbeitsweise mit digitalen Medien bzw. Instrumenten wird weniger gesundheitlich belastend für die Beschäftigten sein. Gelungene digitale Angebote und Prozesse steigern die Effizienz, was auch zu einer höheren Zufriedenheit bei den Kundinnen und Kunden führt.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Im Rahmen der Bedarfserhebung und Maßnahmenevaluation werden teils sensible Daten erhoben. Das Datenschutzkonzept wurde in Abstimmung mit den Datenschutzbeauftragten der Modellregionen und der Universität Witten/Herdecke erstellt. Die erhobenen Daten wurden den Mitbestimmungsorganen zur Kontrolle vorgelegt.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Seitens der wissenschaftlichen Begleitung sind keine rechtlichen Hürden aufgetreten. Bei der Stadt Aachen, Soest und Gelsenkirchen sind bisher ebenso keine rechtlichen Hürden bei der Umsetzung des Projektes bzw. Einführung präventiver Maßnahmen aufgetreten.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Es wird empfohlen die konkreten Bedarfe der Verwaltungsbeschäftigten auf Abteilungsebene zu analysieren und bedarfsgerechte Maßnahmen abzuleiten. Dieses Vorgehen hat sich für Stadt Aachen besonders bei der Maßnahmenplanung bewährt.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Frühzeitige Abstimmung der beteiligten Fachbereiche zur Strategie und zum Status Quo hilft Verzögerungen zu vermeiden. Einbindung der internen Gesundheitsexpert*innen.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
· Status Quo · Befragung · Maßnahmenkonzepte · Evaluierung Die Anwendung des PDCA-Zyklus hat sich bewährt, weil auf diese Weise eine Erfolgskontrolle der getroffenen Maßnahmen erfolgt und somit eine Nachjustierung im Sinne von Verstetigung, Modifikation, Abschaffung von Maßnahmen ermöglicht wird.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Die Gesamtzeitübersicht des Projektes aus dem zu erstellenden Sachbericht 2022 wird beigefügt. (sh. Anhang A1)
Projektphasen und Meilensteine
1. Entwicklung eines Digitalisierungsindex – bis September 2020 2. Erstellung eines Zwischenberichts bis September 2020 3. Entwicklung eines Fragebogenkonzepts – bis September 2020 4. Erstellung eines Sachberichts – bis März 2021 5. Erneute Erhebung des Digitalisierungsindexes – bis September 2021 6. Maßnahmenplanung und -umsetzung – bis März 2022 7. Erstellung eines Sachberichts – bis März 2022 8. Wiederholungsbefragung, Start am 10. März 2022. 9. Kommunenübergreifende Maßnahmenplanung und Umsetzung / Erstellung des Abschlussberichts – bis August 2022
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Die ersten Überlegungen zum Modellprojekt „Gesundheit und digitaler Wandel“ erfolgten bereits in der zweiten Hälfte des Jahres 2019. Wenige Monate später erfolgte die Antragstellung. Erstes Konzept: November 2019 Projektantrag: 13.02.2020 Bewilligungsbescheid: 01.06.2020 Projektbeginn: 01. Juni 2020 Projektende & Überführung in Regelbetrieb: September 2022
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
Die Gesamt-Projektleitung liegt bei der Stadt Aachen. Die Partnerkommunen bilden eigene Projektteams, bestehend aus einem Tandem Projektleitung-Projektkoordination. Die wissenschaftliche Begleitung und Evaluation übernimmt der Lehrstuhl für Arbeitsmedizin und betriebliches Gesundheitsmanagement der Universität Witten/Herdecke unter Leitung von Prof. Dr. Horst Christoph Broding.
Welche Rollen gibt es im Projekt?
· Stakeholder und Key-User · Gesamtprojektleitung · Projektleiter*innen in den Modellregionen · BGM-Begleitung · Wissenschaftliche Begleitung und Beratung · Projektgruppenmitglieder · Datenschutzbeauftragte · IT-Sicherheit · Personalvertretung
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
· Prozessmanagement · Gesundheitsmanagement · IT-Kenntnisse · Projektmanagement
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Aachen: 0,5 VZÄ über 29 Monate Projektkoordination Gelsenkirchen: 0,5 VZÄ mit 21 Monaten Projektkoordination Soest: 0,5 VZÄ mit 27 Monaten Projektkoordination Witten/Herdecke: 2,5 VZÄ
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Dazu können noch keine Angaben getätigt werden. Die wissenschaftliche Begleitung entfällt mit Ablauf des Projektzeitraums. Nichtsdestotrotz bietet sich eine Einbindung einer externen Begleitung an, wenn nicht bereits ein betriebliches Gesundheitsmanagement implementiert wurde. Dies bezieht sich insbesondere auch auf regelmäßige Bedarfserhebungen. In Gelsenkirchen wird das Betriebliche Gesundheitsmanagement auf Grundlage des Projektes weitere Maßnahmen für die Belegschaft der gesamten Stadtverwaltung ausweiten und implementieren z.B. Schulungen zum Thema Arbeiten auf Distanz.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Verwaltungsleitung, Projektbüro, Personaldezernat, Personalrat.
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Offenes/Nicht-offenes Verfahren
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Konzeptualisierung, Festlegen von Projektpartnern und deren Rollen, Recherche von Finanzierungsmöglichkeiten, Antragswesen, Stellenmanagement, Einigung auf teilnehmende Abteilungen und Einbindung der Mitbestimmung Konstant von hoher Bedeutung ist die eindeutige Zuteilung von Verantwortlichkeiten als Lösungsansatz. Die genannten Hürden wurden teils kommunenintern, teils in den zweiwöchigen Meetings des Steuerungskreises in enger Absprache bewältigt.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Aufgrund der bestehenden Covid-19 Pandemie haben sich Meilensteine wie die Ersterhebung um ein Quartal verzögert. Die resultierende Verzögerung der Folgeerhebung wird durch eine effizientere Evaluation sowie angepasster Zeitplanung im Projekt kompensiert, sodass das Projekt im anvisierten Zeitraum regulär abgeschlossen werden kann. Inhaltlich ergab sich aus dem nötigen Zuwachs mobiler Arbeit eine Verschiebung der Belastungsfaktoren und entsprechend der angebotenen Maßnahmen sowie dem Format, in dem diese angeboten werden konnten. Diese werden in der Evaluation entsprechend berücksichtigt und benannt.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Hierzu kann derzeit noch keine Aussage getroffen werden, da das Modellprojekt noch nicht beendet wurde.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
In allen drei Modellregionen bestanden bereits verschiedene Gesundheitsangebote, die in Pilotenbereichen etabliert waren, denen es jedoch an empirischer Fundierung und Evaluation mit dem Ziel der Bedarfsgerechtigkeit mangelte. Neben der Beauftragung von externen Expert*innen, empfiehlt sich die strategische Implementierung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM), das auf Grundlage der Gefährdungsbeurteilung von Belastungen handelt.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es keine sinnvollen Alternativen, die auf einer wissenschaftlichen fundierten Erhebung basieren. Die Entkoppelung zwischen empirisch erhobenem Bedarf und ergriffenen Maßnahmen ist zu vermeiden. Das heißt, erst nach valider Bedarfsermittlung kann auf Publikationen zurückgegriffen werden, die bisher zudem nur in begrenztem Umfang zur Verfügung stehen.
Sonstiges
Anmerkungen
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