OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel DigiKnow: Der 7. Sinn der Digitalisierung
Projektbeschreibung Das Projekt des Instituts für Internet-Sicherheit der Westfälischen Hochschule vermittelt mithilfe von animierten Erklär- und
Awareness-Videos diverse Digitalisierungsthemen, stellt digitale Innovationen und Projekte aus Nordrhein-Westfalen vor und macht so den Fortschritt sichtbar. Ziel ist, die Menschen für digitale Themen zu sensibilisieren und den Transformationsprozess nachvollziehbar und damit vertrauenswürdig zu machen.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)  
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)  
Projektabschluss
Projektleitung
Alleinstellungsmerkmal - Durch die Awareness-Videos werden Digitalisierungsprozesse nachvollziehbar und vertrauenswürdig
- Die Art der Kommunikation wird den aktuellen Bedürfnissen und dem Nutzungsverhalten der Bürger:innen gerecht
Nutzen für alle Kommunen Die Awareness-Videos stehen kostenlos und somit unkompliziert NRW-weit allen Kommunen zur Verfügung.
übertragbare/lizenzfreie Leistung Alle Awareness-Videos stehen kostenlos und zur freien Nutzung zur Verfügung. Die Videos informieren Entscheidungstragende über die Projekte anderer Kommunen in NRW und unterstützen so den Technologietransfer.
Beginn Übertragbarkeit Oktober 2019
Kategorien
  • Weitere E-Government (-Lösungen)
Zuwendungsempfänger
  • Westfälische Hochschule Gelsenkirchen Bocholt Recklinghausen
Modellregionen
  • Modellregion Emscher-Lippe
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
Die Projekt-Portraits sind als Vorstellungsvideos für die portraitierten Projekte weiter nutzbar. Die Erklärvideos können von Kommunen, BürgerInnen und Unternehmen u.a. weiterhin zur Bildung und Aufklärung frei verfügbar genutzt werden.
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Mitarbeitende in Kommunen, interessierte Bürgerinnen und Bürger, genauso wie Akteure, die Interesse an den Projekten der Digitalen Modellregionen und Digitalisierungsthemen haben.
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Im Rahmen des Projektes entsteht kein klassisches Konzept zur Nachnutzung. Vielmehr stehen alle Awareness-Videos sowie Informationsvideos zu den Digitalen Modellregionen kostenlos und zur freien Nutzung zur Verfügung. Die Videos informieren Entscheidungstragende über die Projekte anderer Kommunen in NRW und unterstützen so den Technologie- und Wissenstransfer. Darüber hinaus können die produzierten Videos als Vorlage oder Beispiele für neue Produktionen genutzt werden. Da die Videos unter einer Creative Commons-Lizenz veröffentlicht wurden, können sie auch in Teilen oder sogar ganz für neue Produktionen verwendet werden.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
sh. o. • Awareness-Videos sowie Informationsvideos zu den Digitalen Modellregionen stehen kostenlos und zur freien Nutzung zur Verfügung Die produzierten Videos bleiben auch nach Projektende auf YouTube frei verfügbar und können innerhalb einer CC-Lizenz weiterhin genutzt werden. Ebenso sind sie weiterhin auf der Projektwebseite https://digiknow.de/ verfügbar. Die Social-Media-Kanäle werden hingegen nicht weiter genutzt.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Projektergebnisse in Form von Awareness-Videos und Informationsvideos zu den Modellregionen wurden fortlaufend über die gesamte Projektlaufzeit kommuniziert. Mit Projektabschluss stehen alle produzierten Awareness-Videos auf YouTube zur Verfügung. https://www.youtube.com/channel/UCEMkHjW9dHcWfek_En3xhjg
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Zurverfügungstellung von Teilprojektergebnissen geschah im Rahmen des Projektes fortlaufend. Mit Abschluss des Projektes stehen alle nachnutzbaren Elemente zur Verfügung. Die Projektergebnisse werden unter den nachfolgenden Links zur Verfügung gestellt: • https://www.youtube.com/c/DIGIKNOW • https://digiknow.de/ • https://www.facebook.com/digiknowde/ • https://ozg.kdn.de/dmr-umsetzungsprojekte/details/https-digiknow-de Zum Teilen und Verwenden der Videos stellt YouTube unter jedem Video unter dem Button „Teilen“ verschiedene Optionen zur Einbindung, Verlinkung oder Weiterleitung zur Verfügung. Darüber hinaus werden nach Abschluss des Projektes die Übertragbarkeits-Unterlagen u. a. auf der Webseite der Digitalen Modellregion Gelsenkirchen https://www.gelsenkirchen.de/de/Stadtprofil/Stadtthemen/Die_vernetzte_Stadt/Leitthemen_und_Projekte/Lebensqualitaet_und_Teilhabe/DigiKnow.aspx und über den KDN zur Verfügung gestellt. Die Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit zentral über die Datenbank des KDN abrufbar sein.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Zum Teilen oder Einbindung der Videos muss ein Zugang zum Internet bestehen und YouTube darf in der jeweiligen Organisation nicht gesperrt sein.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Keine
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Die Umsetzung der Awareness-Videos hat mit dem Start des Projektes begonnen. Das Projektteam hat entweder Digitalisierungsthemen in eigener Recherche aufgearbeitet und umgesetzt, oder mit weiteren Projekten der Digitalen Modellregionen Videos umgesetzt. Alle Videos stehen kostenlos zur Weiterverwendung und -Verwertung zur Verfügung. Sollen neue Videos produziert werden, ist hierfür die Beschäftigung min. eines Videoredakteurs in Vollzeit plus nötiger Hard- und Software notwendig, oder die Beauftragung eines externen Unternehmens. *Die Kosten hierfür sind individuell und pauschal nicht abzuschätzen.
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
• Awareness-Videos stehen kostenlos und unkompliziert NRW-weit allen Kommunen über YouTube zur Verfügung. Dies verursacht keine Folgekosten. Das Projekt wird nicht mehr durch Personal weiterbegleitet. Ansonsten würden geringe Kosten des Betriebes entstehen, da lediglich eine Einbettung der vorhandenen YouTube-Videos auf die eigenen Websites notwendig ist. *Die Kosten hierfür sind individuell und pauschal nicht abzuschätzen.
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Die Einbindung der Videos auf eine kommunale Website kann durch einen IT-Mitarbeiter innerhalb weniger Stunden erfolgen und kann im Rahmen der Tätigkeit durchgeführt werden. Sollen neue Videos produziert werden, ist hierfür die Beschäftigung min. eines Videoredakteurs in Vollzeit plus nötiger Hard- und Software notwendig, oder die Beauftragung eines externen Unternehmens. *Die Kosten hierfür sind individuell und pauschal nicht abzuschätzen.
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Das Projekt wird nicht mehr durch Personal weiterbegleitet. Ansonsten würde ein geringer jährlicher Personalaufwand entstehen z. B. für die Einbettung dieser Videos auf kommunale Webseiten. Bei Produktion neuer Videos: siehe oben.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
Im Projektteam sind folgende Mitarbeiter:innen mit Kenntnissen im Bereich: • Journalistische Erfahrung • Medieninformatik • Kenntnisse im Umgang mit YouTube • Marketing/Öffentlichkeitsarbeit
Mögliche Finanzierungsquellen
Individuell zu bestimmen. Im vorliegenden Projekt durch eine Förderung.
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Bildung und Aufklärung für Mitarbeiter:innen und Bürger:innen. Die Awareness-Video können sehr gut für Schulungen eingesetzt werden. Die Art der Kommunikation wird aktuellen Bedürfnissen und dem Nutzungsverhalten der Bürger:innen gerecht. Vergleichbare Angebote sind für die vorrangige Zielgruppe „Kommunen“ derzeit selten verfügbar. Audiovisuelle Inhalte werden in der Regel mit einer größeren Aufmerksamkeitsspanne aufgenommen, wodurch die Vermittlung von neuen technischen Entwicklungen effizienter ist.
Indirekte Einsparungen
Zeit- und Kostenersparnis für Schulungen, die teils durch die Erklärvideos ersetzt werden können. Audiovisuelle Inhalte sind zudem in der Mitarbeiter:innen und Bürger:innen Kommunikation sehr gut geeignet. Zudem werden durch die Awareness-Videos Digitalisierungsprozesse nachvollziehbar und vertrauenswürdig.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Langfristig werden Mitarbeiter:innen und Bürger:innen dazu befähigt sich mit Themen der Digitalisierung auseinanderzusetzen. Die Awareness-Videos bieten einen niederschwelligen Einstieg in die Thematik und motivieren zugleich mehr von der Thematik zu erfahren.
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Die Awareness-Videos können in der Mitarbeiter:innen und Bürger:innen Kommunikation verwendet werden, um sich über Themen der Digitalisierung zu informieren. Durch diese Videos wird ein schneller Einstieg in „neue Themen“ ermöglicht.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Die Videos sind mit der CC BY-Lizenz versehen, das bedeutet diese können frei verwendet werden, sofern eine Angabe der Quelle erfolgt.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Beachtung der CC BY-Lizenz: Alle verwendeten Grafiken und Musiken müssen ebenfalls eine CC-Lizenz haben oder lizenzlos sein.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Kurze, prägnante Videos in einfacher Sprache sind wesentlich effektiver als lange, ausführliche Erklärvideos.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Kommunikation mit den Kommunen und Projekten teilweise langwierig und schleppend. Entsprechend müssen sehr lange Vorlaufzeiten vor Videoproduktionen eingeplant werden. Diese Hindernisse konnte im Rahmen des Projektes nicht verhindert werden. Eine Möglichkeit wäre ggf. mehr Zeit für die Realisierung von Videoinhalten einzuplanen, oder kommunale Mitarbeiter:innen noch mehr in der Vorbereitung der gewünschten Videoinhalte zu unterstützen.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
Das Projekt konnte vom Träger allein in drei Meilensteinen realisiert werden. Erster Abschnitt: Konzeptionierung der Videos und Bedarfserhebung der Themen in den Regionen Zweiter Abschnitt: Filmische Umsetzung der Ergebnisse in mehreren Prototypen, anschließende Evaluation und Fertigstellung der finalen Videoformat Dritter Abschnitt: Produktion und Veröffentlichung der Filme bis zum Projektende Dieser Prozess wiederholt sich für jede neue Videoumsetzung.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
sh. Projektphasen und Meilensteine
Projektphasen und Meilensteine
1. Konzeptionierung und Motivation für Digitalisierung in den Regionen, (11.2018 – 04.2019) 2. Filmische Umsetzung der Ergebnisse, Bewerbung, (05.2019 – 10.2019) 3. Umsetzung der evaluierten, konkreten Themen (11.2019 – 12.2021)
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
• Überlegungszeitraum bis Projektbeginn: 1/2 Jahr • Projektbeginn – Projektabschluss 3 Jahre
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
If(is) Institut für Internet-Sicherheit der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen, Bocholt, Recklinghausen: Projektleitung und Produktion
Welche Rollen gibt es im Projekt?
1. Projektleitung 2. Redakteurin 3. Video-Produzentin
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Journalistische Kenntnisse • Kenntnisse in Projektmanagement und Redaktionsleitung • Film- und Videoschnitt, Grafik-, Video-, und Soundgestaltung • Motion Design
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Projektleitung: ca. 1 VZÄ für 36 Monate Projektmitarbeit: ca. 1 VZÄ für 36 Monate
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Trifft nicht zu, da das Projekt mit Projektabschluss endet.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Das Projekt wird nicht in der Verwaltung umgesetzt, sondern vom Institut für Internet-Sicherheit der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen Bocholt Recklinghausen in Gelsenkirchen. Daher müssen auch keine Verwaltungsebenen/Stellen in die Umsetzung des Projektes einbezogen werden.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Zu Projektbeginn sind keine Hürden aufgetreten die überwunden werden musste.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Teilweise schwierige oder schleppende Kommunikation mit den Kommunen und Projekten. Einige Videoproduktionen wurden nie verwirklicht, weil die Planungen nicht umgesetzt oder so lange nach hinten verschoben wurde, bis das Thema entweder veraltet war oder keine Zeit mehr zur Umsetzung blieb. So blieben viele Chancen ungenutzt. Die Pandemie hat ebenso dazu beigetragen. Hierfür konnte das Projektteam im Rahmen des Projektes auch keine Lösungen finden, da diese auf die Zuarbeit externer Mitarbeiter:innen angewiesen waren.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Das Projekt wird nicht fortgeführt, die Videos bleiben jedoch abrufbar. Daher sind keine Probleme zu erwarten.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Es wurden keine Alternativen Lösungswege für die Umsetzung des Projektes betrachtet.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Kommunen können eigene Videos konzeptionieren und produzieren. Dazu sollte ein Video-Redakteur beschäftigt werden oder die Produktion an einen externen Auftragnehmer abgegeben werden.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Aufgrund der Natur des Projektes als übergeordnetes Medienprojekt ohne eine geplante Weiterführung treffen einige Fragen hier nur bedingt zu und die Antworten entsprechend kurz aus.