OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel Places_Virtual Reality Festival
Projektbeschreibung Das Places _ Virtual Reality Festival in Gelsenkirchen-Ückendorf schafft eine wirkungsvolle Plattform für die junge Extended-Reality-Szene, digitale Start-ups und Hochschullabore. Die Etablierung eines innovativen Formats zur Förderung und Entwicklung digitaler Technologien in NRW steht dabei im Vordergrund.

Das Festival ist Deutschlands #1 Event für Virtual Reality. Mitten im Ruhrgebiet, im größten Ballungsraum Europas, dreht sich einmal jährlich alles rund um bahnbrechende Innovationen in den Technologien Virtual-, Augmented- und Mixed-Reality. Das Programm richtet sich mit vielfältigen Elementen von Erlebnisstationen über einen Hochschul-Award und Hackathon bis hin zu umfangreichen Speakerbeiträgen an ein sehr diverses Publikum.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)
Projektabschluss
Projektleitung Susanne Becker
+49 209 169-3797
susanne.becker@gelsenkirchen.de
Alleinstellungsmerkmal - in dem Projekt wird die Virtual Reality und Augmented Reality erlebbar gemacht
- bietet der jungen VR-Szene die Möglichkeit sich zu präsentieren und neue Technologien ganz NRW näher zu bringen
Nutzen für alle Kommunen Das Projekt bietet der Wirtschaft, Wissenschaft und Forschung gemeinsam an einem Ort zusammenzubringen. Zudem fungiert die Veranstaltung als Bühne, Kontaktbörse und Experimentierraum zugleich und erhöht die Attraktivität der Region für die Talente der Digitalbranche.
übertragbare/lizenzfreie Leistung Das Festival zeigt, wie der Zugang von breiten Bevölkerungsschichten zu digitaler Technologie gelingen kann. Die Erfahrungen aus Gelsenkirchen sind dabei auch auf andere Kommunen in NRW übertragbar. Dazu wird das Konzept der Veranstaltung mit einer partizipativen Entwicklung von Schlüsseltechnologien bereitgestellt.
Beginn Übertragbarkeit Januar 2022
Kategorien
  • Virtual Reality
  • Augmented Reality
Zuwendungsempfänger
  • Gelsenkirchen
Modellregionen
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
Insbes. für Kommunen, jedoch möglichweise auch für potenzielle Veranstalter. Im weiteren Sinne ggf. auch für Unternehmen bzw. Interessensverbände der nationalen und internationalen Szene für „neue Technologien“ oder anderen Schwerpunkten. Auch für die Länder zur Förderung der StartUp-Szene und ggf. Digital Hubs oder das Startcenter NRW.
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Fachpublikum, Bürger:innen/die breite Öffentlichkeit, StartUps und Entwickler:innen, Standort/Kommune, Wirtschaft, Programm-/ Projektpartner.
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Konzeption eines dezentralen, frei zugänglichen Technologiefestivals inklusive einer partizipativen Entwicklung von Schlüsseltechnologien wird Kommunen NRW-weit zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus werden in einem Nachhaltigkeitskonzept Perspektiven für die Fortführung des Festivals in Gelsenkirchen aufgeführt. Hierfür wird eine Verankerung der Technologie am Standort als erforderlich angesehen, die mittelfristig eine temporäre Ansiedlung von Entwickler:innen und Nutzer:innen der Branche bewirken kann. Hieraus kann eine branchenbezogene Weiterentwicklung für den Standort und eine weitere Qualifizierung von Unternehmen und Öffentlichkeit resultieren. Einen starken Anknüpfungspunkt hierfür stellt die im Projekt entwickelte Marke „Places“ dar. Ein eigenständig tragfähiges Format in privater Trägerschaft wird in vollem Umfang nicht gesehen.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
Insbesondere ist das Festival eine Netzwerk- und Präsentationsplattform, jedoch zeitlich gebunden an das jeweilige Event. Die Konzepte zur Nachnutzung werden Kommunen NRW-weit zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Laufend wurden Elemente der „Nachnutzung“ mit der Durchführung und dem Besuch des Festivals zur Verfügung gestellt. Das Konzept eines dezentralen, frei zugänglichen Technologiefestivals inklusive einer partizipativen Entwicklung von Schlüsseltechnologien wird Kommunen NRW-weit zur Nachnutzung, zum Ender der Projektlaufzeit, bereitgestellt.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Im Rahmen des Events wurden fortlaufend nachnutzbare Elemente zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus können sich Interessierte über das Technologie-Festival (Inhalte/Umfang) auf der Homepage informieren: https://places-festival.de/, oder auf der Webseite der Vernetzten Stadt Gelsenkirchen www.gelsenkirchen.de - Places _ Virtual Reality Festival. Das Konzept wird nach Ende der Projektlaufzeit auf der Datenbank des KDN abrufbar sein.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Die Konzeption ist jeweils individuell für den jeweiligen Nachfrager und dessen Ziele und Rahmenbedingungen zu entwickeln. In Gelsenkirchen ist insbesondere die Marke „Places“ für das Technologie-Festival entstanden und weiterentwickelt worden, die Nutzungsrechte hierfür liegen weiterhin bei der Kommune. Bzgl. der Infrastruktur sind die Locations im Festivalgebiet durch einen Partner komplett mit Breitbandanschlüssen ausgestattet worden, so dass die XR-Präsentationen in den Locations ermöglicht wurden. Zur Nutzung der dezentralen Locations waren individuelle Vereinbarungen mit den öffentlichen und privaten Immobilieneigentümern bzw. -nutzern zu treffen.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Eine Finanzierung muss zumindest für das Basisprogramm eines Festivals vorhanden sein.(Hier können keine ausführlicheren Angaben gemacht werden, da dies in Abhängigkeit zu dem Standort, Thematik usw. betrachtet werden muss) Zudem muss eine grundsätzliche Zustimmung der Stadtverwaltung vorhanden sein sowie eine Genehmigung des Veranstaltungskonzepts vorliegen.
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Je nach gewünschtem Umfang von ca. 250.000 – 450.000 € für ein komplettes Event. Die Höhe der Kosten richtet sich nach der Anzahl der genutzten Locations, der angestrebten Anzahl der Programmpartner, dem Umfang der Programmangebote und -wettbewerbe sowie den hierfür aufgewendeten Marketingausgaben des jeweiligen Events. Für zusätzliche Bausteine neben dem „Grundprogramm /- event“ können ggf. Sponsoren und weitere Finanzierungspartner gewonnen werden.
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
siehe obere Ausführungen Diese sind nach Konzept, Zielsetzung und Umsetzung individuell. Das Places_Festival wird ohne Förderung nicht mehr in dem Umfang umgesetzt, sondern es wird an einem gezielteren Konzept gearbeitet. Die Kosten des Betriebes sind daher nicht zu bemessen. Das Festival hat im Jahr 2018 erstmalig stattgefunden (ohne Förderung). Allerdings mit viel unentgeltlicher Eigenleistung und Engagement des durchführenden e.V. Außerdem wurde mit einigen gutwilligen lokalen Sponsoren und der lokalen Wirtschaftsförderung zusammengearbeitet. Mit diesen Ressourcen war keine weitere professionelle Durchführung des Festivals möglich, weshalb die Förderung im Rahmen der Digitalen Modellregionen NRW beantragt wurde.
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Für die Kommune sind direkte Personalkosten für Projektsteuerung und -abwicklung für 2 Events inkl. Vor- und Nachbereitung in Höhe von rund 11.000 € angefallen. Für Konzeption und Durchführung der beiden Events wurde ein Dienstleistungsauftrag in Höhe von knapp 625.000 € vergeben.
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Da es sich um ein Eventkonzept und dessen Durchführung handelt, kann nicht sinnvoll zwischen Einführung und Betrieb unterschieden werden. Die Angaben oben beinhalten alle entstandenen Kosten. Deren Aufteilung ist von der organisatorischen Durchführung / individuellen Vertragsgestaltung abhängig.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
Kenntnisse im strategischen Marketing und Kommunikation, Umsetzungskompetenz für Events, lokale Kenntnisse der Stakeholder-Strukturen, relevante Netzwerke.
Mögliche Finanzierungsquellen
Städtische Partner, Landesförderung, Innovationspartnerschaften, Sponsoren (Banken oder lokale Unternehmen), Hardware-Hersteller, Stiftungen.
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
• Förderung der lokalen Start-Up-Szene bzw. Innovationslandschaft • Vernetzung der lokalen und nationalen Start-Up-Szene bzw. Innovationslandschaft • Förderung des Innovationsstandortes (Gelsenkirchen) • Rudimentärer Einstieg in „neue und innovative“ Technologien für die Bürger:innen, Unternehmen und Wirtschaft • Förderung von Hochschullaboren
Indirekte Einsparungen
„Digitalisierung zum Anfassen“: Stadtbevölkerung und Kommunen NRW-weit werden durch das Format an „neue Digitalisierungsthemen“ herangebracht. Im weiteren Sinne wird durch solche Formate sehr viel Aufklärungsarbeit geleistet.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
• Netzwerk- und Branchenentwicklung • Standortentwicklung / -marketing • Standortimage, das insbesondere neue Tech-Unternehmen und innovative Start-Ups anzieht • Mit der Marke „Places“ ist eine gute Basis für Anschlussaktivitäten entstanden
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
• Qualifizierung durch Zugang zu Digitalisierung • freie Informationen • Präsentations- und Netzwerkmöglichkeit • Präsentation von Zukunftsthemen • Weiterentwicklung von Technologien begleiten
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Die Bau- und ordnungsrechtliche Genehmigungslage in den dezentralen Locations.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Siehe oben Die individuellen Begebenheiten, Ausgangslage sowie Umsetzung der Lösung sind hier jeweils zu berücksichtigen.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Dezentrales Technologieevent als spannende Verbindung von Digitalisierungsthemen und Stadt- / Standortmarketing mit Eventcharakter. Diese Themen als überzeugende Alleinstellungsmerkmale etablieren, welche zu den Gegebenheiten der jeweiligen Kommune passen.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Extrem hoher Aufwand durch dezentrales und hybrides Veranstaltungskonzept. Eine themenbezogene Standortentwicklung kann nur mittel- bis langfristig erfolgreich sein.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
Die Unterteilung des Festivals in unterschiedliche Bausteine wie: Experiences, Start Up Pitches, DIVR-Award und Hackathon sowie dem Betrieb eines Festivalzentrums (und weitere) haben sich sehr gut bewährt. Die Stadt Gelsenkirchen hat die Projektkoordination übernommen, die Konzeption mitgestaltet sowie eine repräsentative Veranstaltung durchgeführt bzw. vorgesehen. Die Konzeption der Einzelbausteine sowie die Umsetzung des Festivals lagen in der Hand des Auftragnehmers. Die Auftragsumsetzung erfolgte in enger Abstimmung mit der Stadt Gelsenkirchen.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Projektplan – enorme Veränderungen durch die Corona Pandemie. Daher wird dieser hier nicht beispielhaft aufgeführt. Nach Bedarf können diese der individuellen Projektdokumentation übernommen werden.
Projektphasen und Meilensteine
1. Konzeption, Organisation und Programmkoordination (Mai‘ 20) 2. Partnerschaft- und Netzwerkarbeit (Herbst‘ 21) 3. Durchführung des Festivals (Herbst‘ 21) 4. Marketing und Kommunikation (Nov‘ 21)
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
• Überlegungen seit Pionierveranstaltung in 2018 bis Projektbeginn: ca. 1,5 Jahre • Projektbeginn Oktober 2019 bis Dezember 2021
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
• Projektleitung und -steuerung beim Fördernehmer (Stadt Gelsenkirchen, Referat Wirtschaftsförderung) • Externer Dienstleister (Auftragnehmer) Durchführung der Projektbestandteile (mxr storytelling UG) Konzeption und Durchführung in enger Abstimmung und im dauerhaften Dialog.
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Gesamtprojektleitung der Stadt Gelsenkirchen • Festivalleitung des Auftragnehmers, 2 Personen • Projektmitarbeitende im Auftrag des Auftragnehmers nach Bedarf
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Projekt- und Eventmanagement • Branchenkontakte/Netzwerke • Marketing und Öffentlichkeitsarbeit • Grundsätzliches XR-Know how
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Direkt bei der Kommune wurde die Projektleitung /-steuerung sowie die haushaltstechnische Projektabwicklung und -dokumentation geleistet. Der Stellenumfang lag über die gesamte Projektlaufzeit von 115 Wochen für die Projektleitung bei ca. 0,04 VZA, für die Projektabwicklung bei 0,02 VZA. Die Arbeitsintensität war je nach Projektphase sehr unterschiedlich. Die Durchführung der meisten Bausteine wurde im Rahmen eines Gesamtauftrags an einen externen Dienstleister übergeben. Die Aufteilung der letztendlichen Kostenbausteine ist daher nicht bekannt.
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Eine Durchführung der gleichen Maßnahme würde zwar die Kosten für die erneute Konzeption senken, jedoch die Gesamtkosten nicht in nennenswerter Größenordnung reduzieren. Das Format „Places“ muss zukünftig neu und zugespitzt konzeptioniert werden, um eine Weiterentwicklung zu ermöglichen. Ein Konzeptentwurf wird hierfür aktuell erarbeitet. Da die Ausgestaltung noch unklar ist, können derzeit keine Kosten benannt werden. Wünschenswert und erforderlich erscheint die zunehmende Einbindung privater Akteure bzw. Dritter, so dass im Optimalfall der Personalaufwand perspektivisch sinkt. Aktuell wird auf privatwirtschaftliche Initiative die Einrichtung eines XR-Labs in Ückendorf geprüft, um eine lokale Verstetigung für das XR-Thema in Ückendorf zu schaffen.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Politischer Beschluss im Fachausschuss.
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten (z.B. Kommune aus)
Konventionelle Beschaffung
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Offenes/Nicht-offenes Verfahren
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Eine große Hürde vor Projektbeginn und der erstmaligen Durchführung des Festivals im Jahr 2018 war ein Finanzierungsproblem (weitere Ausführungen sh. oben). Dieses wurde durch eine Förderung gelöst, mit der ein Grundgerüst des Festivals finanziert werden konnte. Daran konnten weitere Partner und Sponsoren mit selbst finanzierten Bausteinen anknüpfen.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Große Herausforderungen für die Umsetzung der Veranstaltung entstanden durch die Corona-Pandemie. Ein geeigneter Lösungsansatz, um ein solches Format trotzdem durchzuführen, ist ein hybrides Veranstaltungsangebot.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Eine Finanzierung für Anschlussformate des Projektes ist nicht in privater Trägerschaft zu erwarten. Je nach angestrebtem Format müssen neue Finanzierungsquellen identifiziert und akquiriert werden.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Eine alternative Möglichkeit, ein Festival in einer Pandemie durchzuführen, ist ein reines Online-Format der Veranstaltung. Dies entsprach jedoch nicht den Zielsetzungen des dezentralen, eng mit dem Standort verbundenen Festivalformats in Gelsenkirchen.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Um dem Anspruch als Netzwerkformat und entstehendem Szenetreff gerecht zu werden, ist eine persönliche Begegnungsmöglichkeit unverzichtbar. Mit parallelen oder zusätzlichen Onlineangeboten kann ein Festival zusätzliche Breite und Aufmerksamkeit gewinnen.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Bei dem vorliegenden Dokument handelt es sich, um ein standardisiertes Abfragekonzept. Bitte beachten Sie, dass dieses nicht vollständig auf die individuellen Besonderheiten des Projektes zugeschnitten ist. Weitere ausführliche Informationen finden Sie in der Abschlussdokumentation.

Online-Dienste

Name Url Beschreibung
Mixed Reality Technologie-Festival (Places _ Virtual Reality Festival) Das innovative Technologie-Festival zielt darauf ab, sowohl eine wirkungsvolle Plattform
für die junge Extended-Reality-Szene, digitale Start-ups und Hochschullabore zu schaffen,
als auch Nutzer und Macher der Szene zusammenzubringen. Die Etablierung eines innovativen
Formats zur Förderung und Entwicklung digitaler Technologien in Nordrhein-Westfalen
steht dabei im Vordergrund.

Leika-Leistungen

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