OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel OecherLab
Projektbeschreibung Das »OecherLab« ist Vordenker, Erprobungsraum und Entwicklungsstandort zugleich. In dem Projekt soll der interessierten und mitbestimmungsbereiten Stadtgesellschaft und -verwaltung der Zugang zu einer F&E-Landschaft geboten werden, in der Bürgerinnen und Bürger zu entscheidenden Co-Entwicklern und somit Teil der »Smart City Aachen« werden. Durch Workshops und Dialoge rund um die digitale Technologie soll das Reallabor den kreativen Raum für neue innovative Lösungen bieten. Ziel ist, gemeinsam eine nachhaltige und lebenswerte Smart City zu gestalten.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)
Projektabschluss
Projektleitung Stephan Schäfer
+49 241 432-7680
stephan.schaefer@mail.aachen.de
Alleinstellungsmerkmal - Reallabor welches den digitalen Wandel erlebbar macht und gemeinsame Lösungen auf zukünftige Herausforderungen findet
- setzt Digitalisierung in der eigenen Kommune partizipativ um
Nutzen für alle Kommunen Neben der reinen Präsentation und Interaktion mit der Zukunft (Zukunftsräume) sieht das OecherLab Arbeitsgelegenheiten für Bürger vor, in denen eigene Digitalprojekte umgesetzt werden können (OecherForum), Informationsveranstaltungen stattfinden (OecherDialog), und eigene Projekte und Produkte der Bürgerschaft vorgestellt werden (SmartSpots).
übertragbare/lizenzfreie Leistung Das »OecherLab« stellt ein auf Open-Innovation basierendes Planungsinstrument zur Verfügung, mit dem innovative Lösungen durch die
Vernetzung der Kommune mit den Bürgerinnen und Bürgern entstehen können. Wesentlich dabei ist die Einbettung in den regional-spezifischen
Kontext, sodass jede Region durch Co-Creation auf einzigartige Weise ihre individuelle Zukunft gestaltet, indem sie auf lokalen und regionalen
Stärken aufbaut.
Beginn Übertragbarkeit September 2022
Kategorien
  • Weitere Smart-City (-Lösungen)
  • Reallabor
Zuwendungsempfänger
  • Aachen
  • cowork AG
  • Dialego AG
  • IMA – Lehrstuhl für Informationsmanagement im Maschinenbau der RWTH Aachen
Modellregionen
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
Für alle Kommunen und Kreise, die neue bürgerpartizipative Ansätze in ihre Smart-City-Entwicklungen integrieren möchten. Generell eignen sich ein offener Raum in der Innenstadt mit einer digitalen Präsenz ideal, um durch Co-Creation-Methoden in stadtentwicklungsrelevanten Themen mehr Transparenz zu befördern. So können Bürger*innendialoge initiiert werden, um die gesellschaftliche Akzeptanz bei der Implementierung von Maßnahmen zu erhöhen. • Städte/Kommunen • Kreise • Gemeinden • Kreisangehörige Gemeinden • Hochschulinstitute / Forschungsprojekte • Unternehmen
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Das Projekt ist für verschiedene Zielgruppen offen: - Bürger*innen (Anlaufstelle mit direktem Kontakt zur Stadtverwaltung, Politik sowie Wissenschaft) - Politik (direkter Dialog mit den Bürger*innen) - Stadtverwaltung (Abfrage und Erhöhung der Bürger*innenakzeptanz, Vernetzung) - Hochschulinstitute und Unternehmen (Abfrage der Nutzer*innenakzeptanz sowie Vernetzung) - Vereine und Initiativen (direkter Kontakt zu Bürger*innen sowie Vernetzung)
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte/Leistungen, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sind: • das Oecher Lab stellt ein auf Open-Innovation basierendes Planungsinstrument zur Verfügung, mit dem innovative Lösungen durch die Vernetzung der Kommune mit den Bürger:innen entstehen o wesentlich ist dabei die Einbettung in den regional-spezifischen Kontext, sodass jede Region durch Co Creation auf einzigartige Weise ihre individuelle Zukunft gestaltet, indem sie auf lokalen und regionale Stärken aufbaut Verschiedene Veranstaltungsformate haben sich etablieren können, u.a. - OecherDialoge: Vorstellen innovativer Ideen für die Stadt von Morgen und offenes Gespräch mit den Innovationstreibenden und der Stadtgesellschaft (offen für alle Interessierten) - Zielgruppenspezifische Innovationsworkshops (u.a. Senior*innen und Schüler*innen) Aufbau eines OecherPanels: Zufällig aus dem Melderegister gezogene Bürger*innen wurden angeschrieben und gebeten, sich im digitalen Umfragetool zu registrieren. Aus dieser Grundgesamtheit wurde ein für die Stadtgesellschaft demographisch repräsentatives Panel gebildet. Über 3.000 Teilnehmer*innen werden regelmäßig gebeten, an qualitativen und quantitativen Umfragen zu Themenbereichen im Kontext „Smart City“ teilzunehmen. Aus den Rückmeldungen können somit statistisch relevante Aussagen zum Meinungsbild der Bürger*innen generiert werden. Das Panel kann auch nach Projektende für städtisch relevante Themen weiter genutzt werden. Digitaler Planungstisch: Ein auf KI-basierender digitaler Spieltisch ermöglicht die niedrigschwellige Abfrage von Meinungsbildern zu stätischen Themen (u.a. „Stempel Deine Stadt“). Die Themenbreite ist unlimitiert.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
sh. o. • ein auf Open-Innovation basierendes Planungsinstrument • Veranstaltungsformate: OecherDialoge, zielgruppenspezifische Innovationsworkshops, OecherPanel, Digitaler Planungstisch Im OecherLab wurde keine Software oder ähnliche technische Lösungen entwickelt. Es handelt sich bei den weiterzugebenden Lösungen eher um Erfahrungen.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Projektergebnisse wurden bereits fortlaufend während der Umsetzung durch Mitarbeiter*innen der Stadt Aachen sowie externen Partnern (Projektpartner als auch weitere Forschungspartner) nachgenutzt. Das OecherLab kann zu den Öffnungszeiten von der Stadtgesellschaft oder interessierten Stakeholdern besucht werden. Workshop- sowie Umfrageergebnisse aus dem OecherPanel (inkl. statistisch relevanter Daten) fließen in bestehende oder beantragte Forschungsprojekte ein.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Zurverfügungstellung von Teilprojektergebnissen geschieht bereits jetzt schon fortlaufend durch Austauschgespräche, Workshops oder Vernetzungsveranstaltungen und durch die Veröffentlichung von Artikel und Beiträgen (Instagram usw.). Darüber hinaus kann das OecherLab zu den Öffnungszeiten von der Stadtgesellschaft oder interessierten Stakeholder besucht werden. Da das OecherLab als Raumgeber fungiert, werden Veranstaltungsformate, Workshops und Umfragen gemeinsam mit den externen Partnern (insb. Hochschulinstitute) erarbeitet und die dokumentierten Ergebnisse geteilt. Um auch die breite Bevölkerung zu erreichen, werden die Veranstaltungen, falls möglich, über den You-Tube-Kanal der Stadt Aachen gestreamt und über die Social Media Kanäle gestreut. Auch den städtischen Ausschüssen werden die erarbeiteten Ergebnisse präsentiert. Darüber hinaus werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen u. a. auf der Webseite der Digitalen Modellregion Aachen https://www.aachen.de/de/stadt_buerger/Digitale-Modellregion/Digitale-Modellregion/index.html, der Projektwebseite „OecherLab“ https://oecherlab.de/ und über den KDN zur Verfügung gestellt. Die Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit zentral über die Datenbank des KDN abrufbar sein.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Zur Realisierung eines städtischen Co-Creation Centers muss eine entsprechende Anlaufstelle eingerichtet und betrieben werden, die zentral und niedrigschwellig erreichbar ist. Da Bürger*innenanfragen vielfältig in der Themenbreite sind, bedarf es einer entsprechend engen Vernetzung innerhalb der Stadtverwaltung. Aufgrund der Corona-Pandemie bedarf es parallel einer starken digitalen Präsenz.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Da das Projekt mit seinem Fokus auf Smart-City-Entwicklungen eine breite Themenpalette abdeckt, die verschiedene Fachstellen innerhalb der Verwaltung tangiert, ist eine verwaltungsinterne Vernetzung notwendig. Auch politische Ausschüsse (hier insbesondere der Ausschuss für Wissenschaft und Digitalisierung der Stadt Aachen) sind in die Weiterentwicklung des OecherLabs eingebunden. Weitere Ausschüsse (Planungsausschuss, Finanzausschuss, Mobilitätsausschuss) sind punktuell zu informieren (z.B. bei der Planung größerer Veranstaltungen in Kooperation mit anderen Verwaltungsdienststellen).
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Die Kosten der Einführung hängen stark ab von der Auswahl der entsprechenden Immobilien (Größe, Lage, ggf. notwendige Umbaumaßnahmen). Im Antrag des OecherLabs hatten wir neben einer mehrmonatigen Vorbereitungsphase bis zur Eröffnung des Labs mit entsprechenden Personal und Sachmitteln gerechnet. Umbaukosten wurden mit ca. 50.000€ berechnet (von Umbaumaßnahmen über Fußboden und Schaufenstergestaltung).
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
Die jährlichen Kosten belaufen sich auf ca. 190.000 € (Mietkosten sowie geschätzte Sachkosten und Personal)
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Zur Sicherstellung des Betriebs bedarf es mind. einer VZÄ, welche auf inhaltliche und organisatorische Unterstützung durch Verwaltungskolleg*innen angewiesen ist. Von Planung bis Inbetriebnahme eines Labs sollten 6 Monate Vorbereitungszeit eingeplant werden.
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Siehe oben. Durch die Bündelung interner Kompetenzen können Synergien geschaffen werden, z.B. durch die Integration des Wissenschaftsbüros und weiterer thematisch passender Mitarbeiter*innen. Die im Projekt geplanten und geförderten zwei VZÄ zeigten sich in Anbetracht des straffen Zeitplans und der zu erarbeitenden Inhalte (auch vor dem Hintergrund der Pandemie) als zu knapp bemessen, weshalb das Lab an thematisch sinnhaften Stellen (Themengebiet Wissenschaftsstadt, Smart City, div. Forschungsprojekte) kollegiale Unterstützung erhält, welche auch notwendig ist. Um den laufenden Betrieb des Labs zu sichern sind zwei VZÄ das Minimum, wobei studentische Hilfskräfte zum Einsatz kommen können als zusätzliche Unterstützung.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
Bei der Wahl des Themenfokus (Aachen: Smart City und Wissenschaftsstadt) bedarf es zumindest der engen Einbindung entsprechender Fachstellen innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Die Pandemie zeigte eindrücklich, dass Kompetenzen im Bereich der (digitalen) Kommunikation notwendig sind, um die Zielgruppen zu erreichen. Veranstaltungsmanagement inkl. Innovationsmanagementmethoden sind sehr hilfreich. Darüber hinaus ist ein Sinn für strategische Entwicklung und eine gute Vermittlungskompetenz in Bezug auf neue digitale Angebote notwendig. Auch sollten im Idealfall gute Kenntnisse über die lokalen Stakeholder-Strukturen und relevanter Netzwerke vorhanden sein.
Mögliche Finanzierungsquellen
Fördermittel, Haushaltsmittel, Sponsoren (Banken oder lokale Unternehmen), Kooperationsprojekte (z. B. Universität)
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Als Raumgeber etabliert sich das OecherLab als Anlaufstelle für unterschiedliche Zielgruppen. Dies führt zu einer Bündelung entsprechender Kompetenzen unter einem zentralen Dach (u.a. Beratungsleistungen des Wissenschaftsbüros/Bürgertreff der Politik und Verwaltungsleitung/Ansprache Schulen/Angebote der digitalen Fortbildung durch Agentur für Arbeit/ Plattform für städtische Recruiting-Aktionen). Die Stadtverwaltung sowie externe Forschungs- und Entwicklungsbetreiber*innen nutzen etablierte Konzepte des Labs im Rahmen von Forschungsprojekten und müssen nicht die Entwicklung solcher Konzepte neu beauftragen.
Indirekte Einsparungen
Partizipative Ansätze in städtisch relevanten Entwicklungsthemen werden auf allen Ebenen verstärkt gesucht. Insbesondere durch die schnelllebigen Entwicklungen bedingt durch die Digitalisierung und Klimaschutzmaßnahmen rücken diese Maßnahmen zur Förderung von Akzeptanz für politische Entscheidungen in den Fokus. Auch auf Ebene der Forschung und Entwicklung sind inzwischen partizipative Ansätze Standard. Grund ist die Suche nach einer Legitimationsfunktion sowie die frühzeitige Prüfung der Nutzer*innenakzeptanz im Innovationsprozess, um die weitere wirtschaftliche und soziale Tragfähigkeit von Innovationen sicherzustellen. Der direkte Dialog mit zukünftigen Zielgruppen sowie die Sensibilisierung zu Zukunftsthemen wirkt präventiv und damit deeskalierend. Durch die frühzeitige Berücksichtigung der Nutzer*innenakzeptanz können Fehlplanungen verhindert werden, die anderenfalls erst im späteren Verlauf des Prozesses (durch Bürger*innenentscheide o.ä.) offensichtlich werden und durch höheren Kosteneinsatz behoben werden müssen.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Das OecherLab kann sich als zentrale Anlaufstelle für Bürger*innen als moderne und niedrigschwellige Form der Kommunikation zwischen Verwaltung, Politik und Bürger*innen etablieren. Der Nutzen zeigt sich bereits innerhalb der Projektlaufzeit, indem immer mehr externe Partner*innen das OecherLab nutzen und entsprechend in Förderanträgen einbauen. So wurde das Lab in den letzten Monaten u.a. in diversen Forschungsprojekten im Bereich der Mobilität 4.0 sowie Urban Air Mobility, aber auch im Rahmen von entstehenden geförderten Forschungskonsortien und Centern der Hochschulen (u.a. Center for Smart Industrial Agriculture (RWTH), Stadtwerkstatt (RWTH), European Digital Innovation Hub NRW, Center for Circular Economy (RWTH) mit Sachmitteln (Ausstellungen, Nutzer*innenabfragen, Innovationsworkshops) in ihren jeweiligen Anträgen eingeplant. Langfristig kann eine solche zentrale Anlaufstelle für die direkte Kommunikation inkl. Mitwirkungsmöglichkeiten bei der Planung und Umsetzung von strategischen Konzepten der Stadt genutzt werden.
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Politik: Treffpunkt mit Bürger*innen Verwaltung: Vorstellung strategischer Konzepte, Meinungsabfragen Wissenschaft/Wirtschaft: Durchführung partizipativer Workshops zur Abfrage der Nutzer*innenakzeptanz und Erarbeitung von Ergebnissen im Rahmen von Forschungsprojekten und Weiterentwicklungen, Vernetzung mit den städtischen Stakeholdern Bürger*innen: Anlaufstelle zur Informationsbildung und aktive Partizipation rund um die Themen der Digitalisierung und Smart City
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
DSGVO spielte lediglich im Rahmen durchgeführter Veranstaltungen (Bilderrechte) sowie im OecherPanel (anonymisierte Daten) eine Rolle.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Es sind keine rechtlichen Hürden aufgetreten.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Das OecherLab benötigt einen deutlichen Fokus in der Kommunikation. Der innovative Ansatz des Konzeptes muss Menschen mit wenigen unmittelbaren Berührungspunkten zur Digitalisierung verständlich gemacht werden. Insbesondere aufgrund der Corona-Pandemie ist mit einem erhöhten Aufwand für die digitale Kommunikation zu rechnen. Die Einführung eines OecherPanels zeigt sich auch für die Wissenschaft als wertvolles Werkzeug, eine statistisch relevante Zielgruppe zu erreichen.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Die Organisation der Exponate erfordert einen deutlich höheren Zeitaufwand als erwartet, hier wurde die Zeit von 2 Monaten pro Zukunftsraum zu knapp bemessen. So befindet sich aktuell der Zukunftsraum „digitale Gesundheitswirtschaft“ in der Planung und die Exponate (5-10 Stück) können nicht losgelöst voneinander ausgestellt werden sondern es bedarf eines roten Fadens, welcher Bürger*innen niedrigschwellig auf eine Experimentierreise mitnimmt. Sehr innovative Exponate in Form von Prototypen oder kostspieligen Anschaffungen (z.B. Roboterarm im OP) stehen nicht über einen längeren Zeitraum zur Verfügung da diese bei den Innovationstreibenden im Einsatz sind. Poster und Videos vermitteln jedoch nicht in gleicher Qualität die teils komplex zu vermittelnden Innovationen (z.B. das vernetzte Krankenhaus). Vor diesem Hintergrund bedarf es mehr Vorbereitungszeit als ursprünglich erwartet sowie teilweise den Einkauf externer Expertise. Der Zukunftsraum Gesundheitswirtschaft wird eine „Customer Journey“ bereithalten und auch künstlerisch-kreative Techniken werden zum Einsatz kommen, um komplizierte Inhalte verständlich und eindrucksvoll zu vermitteln. Der Einkauf von externer Expertise zur Durchführung von Innovationsworkshops hat sich ebenfalls bewährt. Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Hinweis, dass eine klare Kommunikation in Richtung Bürgerschaft unerlässlich ist, wie die erarbeiteten Ergebnisse verwendet werden. Hierfür, aber auch für alle weiteren Fragen, die von Seiten der Bürgerschaft an einer zentralen städtischen Anlaufstelle auflaufen, ist eine enge Vernetzung und klare Kommunikation auch innerhalb der Verwaltung unerlässlich.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
AP1: Vorbereitung Infrastruktur und Netzwerkbildung AP2: Digitale Zukunftsräume AP3: OecherForum AP4: OecherDialog AP5: SmartSpots: Pitching, Voting, OecherLabel AP6: Smart City Aachen AP7: OecherPanel AP8: Dissemination, überregionale Vernetzung AP9: Projektmanagement Die Einteilung hat sich bewährt, um sukzessive die verschiedenen Arbeitspakete umzusetzen, die aufeinander aufbauen. Lediglich der Start bzw. die Bewerbung des Systems hätte von Beginn an erfolgen müssen, um das Interesse der Mitarbeitenden anzuregen und auch Vertrauenspersonen zu akquirieren.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Das Projekt ist auf eine Gesamtlaufzeit von 28 Monaten festgelegt (03.06.2020- 31.10.2022) (*Zeitplan sh. Anhang (A1))
Projektphasen und Meilensteine
Meilenstein 1: Betriebsbereites OecherLab inkl. Inventar und Umbauarbeiten nach Abschluss eines Mietvertrages - bis Januar 2021 Meilenstein 2: Abgeschlossene Entwicklung eines partizipativen Online-Panels – bis März 2021 Meilenstein 3: Bespielung der ersten Zukunftsräume Mobilität und Arbeit 4.0 – bis September 2021 Meilenstein 4: Bespielung des Zukunftsraumes digitaler Handel und smarte Innenstädte – bis Dezember 2021 Meilenstein 5: Das Smart City Zielbild wird nach Rücksprache mit der Politik und Entscheidungsträgern öffentlichkeitswirksam kommuniziert – bis August 2022 Meilenstein 6: Bespielung des Zukunftsraumes digitale Gesundheitswirtschaft – bis April 2022 Meilenstein 7: SmartSpots Mobilität und Arbeit 4.0 – bis September 2021 Meilenstein 8: Die Handlungsfelder werden im Rahmen von SmartSpots oder gemeinsam mit (Forschungs-)Partnern umgesetzt - bis August 2022 Meilenstein 9: SmartSpots digitaler Handel und smarte Innenstädte – bis Dezember 2021 Meilenstein 10: Bespielung des Zukunftsraumes mit der Wild Card – bis August 2022 Meilenstein 11: SmartSpots digitale Gesundheitswirtschaft – bis April 2022 Meilenstein 12: Aachen verfügt über ein gesamt-gesellschaftlich abgestimmtes Zielbild, welche die Schwerpunkte für Aachens Entwicklung zu einer Smart City definiert – bis August 2022 Meilenstein 13: SmartSpots WildCard – bis August 2022 Meilenstein 14: Tragfähiges Geschäftsmodell für eine dauerhafte Fortführung des OecherLab – bis August 2022
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Erste Überlegung: April 2018 Projektantrag: September 2019 Bewilligungsbescheid: Juni 2020 Projektbeginn; 03.06.2020 Projektende & Überführung in Regelbetrieb 31.08.2022
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
Projektleitung: Stadt Aachen Projektmanagement: Stadt Aachen Projektpartner (Leitung einzelner Arbeitspakete): Dialego AG (OecherPanel), RWTH Aachen (Roboter AGs, Schüler*innenworkshops, Innovationsworkshops), cowork AG (technische Ausstattung und co-working).
Welche Rollen gibt es im Projekt?
Projektleitung und Projektmanagement, Projektpartner
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Projektmanagement • Veranstaltungsmanagement • Kenntnisse über die Wissenschafts- und Forschungslandschaft • Strategische Konzeption im Smart-City Kontext • Kenntnisse im Bereich Öffentlichkeitsarbeit
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Projektleitung (1 VZÄ) Projektmanager (1 VZÄ) Hausmeister (0,5 VZÄ) studentische Hilfskräfte (10-15 Wochenstunden) Personalaufwand der Projektpartner (geschätzt): Dialego: Projektmanager (1 VZÄ) RWTH Aachen: Projektmanager (1 VZÄ), Projektmitarbeiter (0,5 VZÄ) Coworks: Projektmanager (0,25 VZÄ)
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Weiterhin ist mind. eine Projektleitung (VZÄ) unerlässlich. Weitere Aufgaben können von der Fachverwaltung mit übernommen werden (Veranstaltungskonzeption, Öffentlichkeitsarbeit, Unterstützung des laufenden Betriebs). Nach Projektende ist ein funktionierendes Netzwerk auch an externen Unterstützern, die einen Mehrwert in der Nutzung des OecherLabs sehen, überaus wichtig. So kann zusätzliches projektgebundenes Personal in die inhaltliche Organisation des Labs eingebunden werden.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Mitarbeiter*innen der Verwaltung, wobei das OecherLab auch Kooperationen mit Innovationstreibenden und anderen Intermediären eingeht, um das Haus als Treffpunkt der Innovationen und der Digitalisierung zu etablieren (u.a. Agentur für Arbeit, Bistum Aachen, ÖPNV-Betreiber ASEAG etc.) Wichtig ist hierbei ein gemeinsames Ziel und entsprechende Kommunikation zu betreiben, um den Sinn der unterschiedlichen Kooperationen im Lab zu vermitteln (im Falle des OecherLabs: innovative Lösungen für die Bürger*innen; Smart City)
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten (z.B. Kommune aus)
Konventionelle Beschaffung
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Verhandlungsverfahren
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Eine hohe Projektdichte innerhalb eines engen Zeitplans. Auch mit kurzfristigen Ausfällen von Personal/Personalfluktuation ist zu rechnen. Daher sind frühzeitig Vertretungen zu benennen. Aufgrund der Corona-Pandemie waren die Sicherstellung von Öffnungszeiten/Durchführung von Präsenzveranstaltungen eine unerwartet große Herausforderung für das OecherLab. Zusätzliche Unterstützung (punktuell bei Veranstaltungen sowie in festgelegten Zeitrahmen u.a. zur Abdeckung der Öffnungszeiten) wurde das Wissenschaftsbüro der Stadt Aachen mit den Kolleg*innen involviert, da hier eine große thematische Nähe gegeben ist.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Zusammenbringen unterschiedlicher interner/externer Interessen an diese zentrale Anlaufstelle  klare Kommunikation über die Zielsetzung des Labs sicherstellen. Durchführen von Partizipationsformaten in Zeiten der Pandemie  Nutzen des OecherPanels als digitales Abfragetools und Einkauf externer Expertise zur Durchführung von digitalen Workshops.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Siehe oben. Die Eröffnung, Bekanntmachung und der Betrieb eines Co-Creation Centers in Zeiten der Pandemie ist eine immense Hürde. Hier wurde stärker als während der Projektbeantragung geplant auf digitale Medien zurück gegriffen (hybride/digitale Veranstaltungen) und digitale Präsenz.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Weitere angedachte Alternativen sind eine regionale Ausstellung gemeinsam mit weiteren Partnern z.B. im Rahmen von Technologieschaufenstern, um Themen auch in den regionalen Fokus zu setzen, Vernetzungen herbeizuführen und durch Roadshows insbesondere die Thematik des Strukturwandels im Rheinischen Revier aufzugreifen und verständlich zu vermitteln. Im Rahmen kleinerer Formate wie Technologiefenstern und gemeinsamen Veranstaltungen können Menschen erreicht werden, welche aufgrund von Randlagen weniger mit dem Thema Digitalisierung/Innovationen in Berührung kommen. Ebenfalls sind mobile Technologievitrinen denkbar. Weitere Bürgerpartizipationsformate wie Gamification-Apps, Mängel-Melder oder Beteiligungsportale erscheinen in Verbindung mit einem physischen Ort als Anlaufstelle sinnvoll (Ideen aus dem Lab auch digital erfahrbar machen und Meinungen einholen oder gar Abstimmungen herbeiführen.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Viele Besucher*innen des Labs sind nicht digital affin – jedoch neugierig und kommunikationsbereit. Deshalb eignet sich eine physische Anlaufstelle, um Zielgruppen wie Senior*innen abzuholen und einzubinden. Feste, sich wiederholende Partizipationsformate, wie Senior*innencafés oder Robotik-AGs für Schüler*innen erreichen ebenfalls ihre Zielgruppen und werden gut besucht.
Sonstiges
Anmerkungen
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