OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel Online-Beantragung von Sozialleistungen
Projektbeschreibung In dem Projektvorhaben wird ein Prozess entwickelt, mit dem das kommunale Bearbeitungsverfahren der unterschiedlichen Sozialleistungen vollständig digital abgewickelt werden kann. Dazu wird die Datenübertragung eines externen Frontends in das Fachverfahren für die Berechnung der Sozialleistungen mit u.a. Anbindung an ein Dokumentenmanagementsystem konkret an den Beispielen Hilfe zum Lebensunterhalt und Grundsicherung umgesetzt.

Das Projektvorhaben wird gemeinsam mit der Stadt Iserlohn entwickelt. Neben der angestrebten Implementierung der Antragsdaten in das Fachverfahren der Stadt Soest soll eine Übertragbarkeit bei der Stadt Iserlohn erprobt werden. Beide Kommunen nutzen zur Bearbeitung von Sozialleistungsanträgen das Verfahren AKDN.sozial.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)
Projektabschluss
Projektleitung Ulla Gerke
+49 2921 103-5200
u.gerke@soest.de
Alleinstellungsmerkmal
Nutzen für alle Kommunen
übertragbare/lizenzfreie Leistung Die Übertragbarkeit wird bereits im Projektvorhaben modellhaft an der Stadt Iserlohn erprobt. Durch die Zusammenarbeit mit der SIT als kommunalem IT-Dienstleister der Region ist zudem sichergestellt, dass alle Projekterkenntnisse und Lösungen von den anderen Kommunen der Region adaptiert werden können. Dies bietet sehr gute Voraussetzungen für eine reibungslose Übertragung der Projekterkenntnisse auf weitere nordrhein-westfälische Kommunen, z.B. über das Kommunalportal.NRW.
Beginn Übertragbarkeit August 2022
Kategorien
  • Serviceportallösungen
Zuwendungsempfänger
  • Iserlohn
  • Kreis Soest
Modellregionen
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
• Städte • Gemeinden • Kreise • kreisangehörige Gemeinden • Kommunen • Sozialämter
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
• Bürgerinnen und Bürger • Verwaltungsmitarbeiter:innen
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
• Konzept für die digitale Aktenführung • Konzept für die Annahme und Verarbeitung digitaler Anträge (Anbindung des Frontends als externe Anwendung)
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
Das Konzept der digitalen Aktenführung sowie der Annahme und Verarbeitung digitaler Anträge (als externe Anwendung – unabhängig vom eingesetzten Fachverfahren), werden mit Abschluss des Projektes zur Verfügung gestellt. Durch den Dialog im Ramen des Aufbaus des Sozialportals des Landes NRW wird die Übertragbarkeit der digitalen Anträge (Hilfe zum Lebensunterhalt, Grundsicherung) zu Fachverfahren unterschiedlicher Hersteller sichergestellt. Die Übertragung der Projektergebnisse auf die Kommunen des Kreises Soest können eine Blaupause für die Übertragung auf Kommunen NRW-weit dienen.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Stadt Soest bietet Beratung im Rahmen von persönlichen und digitalen Austauschformaten seit Projektbeginn fortlaufend an. Darüber hinaus findet ein enger Austausch der Stadt mit dem Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales einerseits in Bezug auf die erfolgreiche Umsetzung des Projektes statt und andererseits hinsichtlich der Entwicklungen des Sozialportals. Die Erfahrungen und Expertise der Stadt werden dementsprechend fortlaufend über die gesamte Projektlaufzeit hinsichtlich der Nachnutzbarkeit kommuniziert. Daneben werden alle Elemente nach Projektabschluss für die Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Die Integration der übertragbaren Entwicklungen (Datenübertragung eines externen Frontends in das Fachverfahren für die Berechnung der Sozialleistungen – Hilfe zum Lebensunterhalt, Grundsicherung) wird in das Kommunalportal.NRW oder weiteren Portalanbietern dementsprechend im Jahr 2022/2023 bzw. nach Projektabschluss umgesetzt.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Stadt Soest berät sehr eng im Rahmen von interkommunalen Austauschgesprächen. Darüber hinaus werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen u. a. auf der Webseite der Digitalen Modellregion Soest https://digital-soest.de/ und über den KDN zur Verfügung gestellt. Ggf. auch über weitere Plattformen wie die der KGST. Die Ergebnisse werden allerdings auch auf dem Serviceportal der Stadt Soest einsehbar und werden im Jahr 2022/2023 auf das Kommunalportal.NRW oder weitere Portalanbieter ausgeweitet. Die Endergebnisse und Projektdokumentationen werden nach Ende der Projektlaufzeit auf der Datenbank des KDN abrufbar sein.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
• Serviceportal • Fachverfahren • DMS sollten bereits vorhanden sein.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
- Verwaltungsvorstand - Personalrat
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Die Kosten der Einführung sind momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht und hiervon abhängig sind.
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
Die Kosten des Betriebes sind momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht und hiervon abhängig sind.
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Der Personalaufwand ist momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht und hiervon abhängig sind.
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Der Personalaufwand ist momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht und hiervon abhängig sind.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
• SGB XII • Verwaltungsspezifische Grundlagen • Projekt- und Prozessmanagement • IT-Kenntnisse
Mögliche Finanzierungsquellen
Fördermittel, Haushaltsmittel
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Durch die Digitalisierung der Prozesse im Backend entsteht eine effiziente und medienbruchfreie Arbeitsweise für die Mitarbeiter:innen der Verwaltung. Auch führt die durchgängige Digitalisierung digitaler Anträge zu einer beschleunigten Antragsbearbeitung und kürzeren Wartezeiten für die Bürger:innen. Die Arbeitsentlastung ist momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht und hiervon abhängig sind.
Indirekte Einsparungen
Ein vollständig digitaler Arbeitsprozess verringert die Wahrscheinlichkeit von potenziellen Rückläufen während der Antragsbearbeitung. Alle in digitaler Form erhobenen Daten liegen in der Regel in einer einheitlichen und lesbaren Form vor, wodurch Verwaltungsmitarbeiter:innen effizienter arbeiten können. Nahezu alle Anträge können so direkt bearbeitet werden.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Durch dieses Projekt können weitere Verwaltungsleistungen beispielhaft digitalisiert werden. Auch wird es der Stadt Soest ermöglicht weitere Datenübertragungen (digitaler Anträge) eines externen Frontend in das bestehende Fachverfahren der Stadt umzusetzen und zu erproben.
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Services sind für Bürgerinnen und Bürger sowie für weitere Stakeholder sind rund um die Uhr nutzbar. Die effizientere Arbeitsweise führt zu einer schnelleren Bearbeitung der Anträge für die Stakeholder.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Keine Antwort.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
• Speicherung von personenbezogenen Daten Lösungsansatz: die Bürgerinnen und Bürger müssen in die Speicherung einwilligen – ansonsten können die Anträge nicht bearbeitet werden.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Neben der Nutzung der Services über ein Portal, müssen noch weitere Möglichkeiten vorhanden bleiben, um Personen, die den digitalen Service nicht nutzen wollen oder können Zugang zu gewähren. Ein Großteil der Hilfeempfänger wird weiterhin vor Ort Hilfe beantragen.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Nur auf die digitale Anmeldung zu setzen grenzt bestimmte Personengruppen aus. In den Digitalisierungsprozess müssen alle Personengruppen mit einbezogen werden. Solchen die keinen Zugang haben können diese Leistungen im Umkehrschluss auch nicht mehr nutzen. Daher muss diese Personengruppe in der Umsetzung berücksichtigt werden.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
• Erstellung des Rahmenkonzeptes in einem Workshop und weiterer Feinabstimmungen • Anpassung der digitalen Services an die örtlichen Rahmenbedingungen • Testen der Anwendungen und Schulung der Mitarbeiter • Öffentlichkeitsarbeit Die Einteilung hat sich bewährt.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Der geplante Zeitplan wird wahrscheinlich eingehalten. Muss allerdings in Anlehnung an die Entwicklung der Sozialplattform nochmals angepasst werden und wird dann zur Verfügung gestellt.
Projektphasen und Meilensteine
sh. Anhang A1
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Den Wunsch nach einer Online-Beantragung von Sozialleistungen gab es schon vor einigen Jahren. Daher sollte das Projekt im Rahmen der Digitalen Modellregion angegangen werden, wurden dann aber von allgemeinen Entwicklungen beim Sozialportal überholt.
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
• Projektleiter • Mitarbeiter Sozialamt • Software-Entwickler für Portal und Fachverfahren
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Projektleitung • Sozialamt • Entwickler
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Projektmanagement • Softwareentwicklung • rechtliche Kenntnisse • verwaltungsspezifische Kenntnisse • SGB X: Sozialverwaltungsverfahren und Sozialdatenschutz
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
• 1 VZÄ (Projektmanager) über gesamte Laufzeit • Mitarbeiter nach Bedarf • Softwareentwickler nach Aufwand der Anpassung Der Personalaufwand ist momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht.
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Es besteht nur noch Bedarf im Bereich des Sozialamtes. Der Personalaufwand ist momentan noch vollkommen unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
• Verwaltungsvorstand • Personalrat • Sozialamt • Organisation
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten (z.B. Kommune aus)
Betriebsvertrag/Lizensierung
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Das Modell ist momentan noch unklar, da das Sozialportal noch nicht zur Verfügung steht.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Überzeugungsarbeit ist zu leisten, um für die neuen digitalen Prozesse eine gewisse Akzeptanz in der Verwaltung und bei den Bürger:innen der Stadt Soest zu schaffen. Für die erfolgreiche Implementierung eines Digitalisierungsprojektes müssen alle Beteiligten von Beginn an mitgenommen werden und ein umfassendes Change-Management praktiziert werden. Dies erfolgte über permanente Informationsvermittlung und Schulungen der Mitarbeiter:innen im Umgang mit den neuen Arbeitsprozessen.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Für die Umsetzung müssen zunächst einzelne Softwarekomponenten entwickelt und erprobt werden. Aktuell steht noch keine Landeslösung als Basis zur Verfügung, weshalb es hier zu Projektverzögerung kommen kann.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Der Betrieb des Portals muss sichergestellt sein und wird nach Projektabschluss von der Stadt Soest getragen.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
In Bezug auf das vorliegende Projekt wäre keine Alternative in Frage gekommen aufgrund der Anforderungen die sich aus dem OZG ergeben. Eine zusätzliche Fachverfahrensintegration der Anträge bietet darüber hinaus einen Mehrwert. Alle anderen Alternativen wie z.B. die Fachverfahrensintegration außen vor zu lassen wäre für die Stadt Soest keine Lösungsalternative gewesen. Alternativ können Kommunen in NRW die zentralen OZG-Dienste die über das Land NRW zur Verfügung gestellt werden über das gewünschte Portal nutzen. *Individuelle Online-Dienste die Kommunen entwickeln, werden hierbei nicht berücksichtigt.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Aufgrund der Anforderungen des OZG ist eine Alternative nicht empfehlenswert. Vollständig digitale Prozesse können einen Mehrwert für die Verwaltung/Bürger:innen liefern. Hierfür muss jeder mitgenommen und eingebunden. Man darf sich nicht vor neuen Anforderungen verschließen. Neben den Entwicklungen der Stadt Soest können Kommunen in NRW die zentralen OZG-Dienste die über das Land NRW zur Verfügung gestellt werden über das gewünschte Portal nutzen *Individuelle Online-Dienste die Kommunen entwickeln, werden hierbei nicht berücksichtigt.
Sonstiges
Anmerkungen
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