OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel Open-Government- und Kommunikationsplattform
Projektbeschreibung Im Rahmen dieses Projekts wird eine Open-Government- und Kommunikations-Plattform für stadt- und projektbezogene Informationen sowie zur Bürgerbeteiligung entwickelt.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)
Projektabschluss
Projektleitung Brigitte Sliwa
+49 2921 103-9046
b.sliwa@soest.de
Alleinstellungsmerkmal
Nutzen für alle Kommunen Der entwickelte Plattformansatz funktioniert nach dem Baukastenprinzip, sodass unterschiedliche Komponenten übernommen und in die jeweilige Umgebung (Webseite, Portale) integriert werden können.
übertragbare/lizenzfreie Leistung
Beginn Übertragbarkeit 2020/06
Kategorien
  • Open Government
  • Bürgerbeteiligung
Zuwendungsempfänger
  • Soest
Modellregionen
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
• Bürgerinnen und Bürger • Gewerbetreibende • Verwaltung/Kommunen • weitere Behörden • Non-Government-Organisationen
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
• Bürgerinnen und Bürger • Stadtgesellschaft • Behörden
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Die Plattform ist modular aufgebaut. Unterschiedliche Komponenten wie z. B. Prozessabläufe können übernommen und in die jeweilige Umgebung integriert werden. Darüber hinaus wird mit Ende der Projektlaufzeit eine Dokumentation in Form eines Leitfadens zur Verfügung gestellt. Dieser beinhaltet u. a. den Ansatz, Ideen für Beteiligungsverfahren, Checklisten, Zeitraum der Einführung, organisatorische Maßnahmen, Akzeptanz in der Bevölkerung, gesammelte Erfahrungen, Motivation der Bürger:innen, die Nutzerakzeptanz sowie den Umgang mit unliebsamen/ungerechtfertigten Einträgen usw.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
Das Portal der Stadt Soest besteht aus einer proprietären Software. Die Lösung zeigt, dass es auch bei kleineren und mittleren Kommunen gelingt, eine digitale und lebendige Beteiligungskultur aufzubauen. Die niederschwelligen Angebote ermöglichen sowohl projektbezogene Beteiligungsmöglichkeiten als auch stadtweite Themen transparent zu diskutieren und weiterzuentwickeln. Darüber hinaus wird als frei verfügbare Lösung das oben genannte Konzept zur Nachnutzung zu Verfügung gestellt.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die ersten Elemente im Sinne der Nachnutzung werden bereits über das Kommunikations- und Beteiligungsportal Startseite | Mitdenken Soest (mitdenken-soest.de) der Stadt Soest zur Verfügung gestellt. Nach Projektabschluss können Anwendungsbeschreibungen in Form eines Leitfadens zur Verfügung gestellt werden.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Im Rahmen der Beteiligungs- und Kommunikationsplattform der Stadt Soest Startseite | Mitdenken Soest (mitdenken-soest.de) werden fortlaufend nachnutzbare Elemente zur Verfügung gestellt. Die Abschlussdokumentation des Projektes wird auf der Webseite https://digital-soest.de/ der Digitalen Modellregion Soest und über den KDN bereitgestellt. Die Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit zentral über die Datenbank des KDN abrufbar sein.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Webseite, bzw. eigene URL (Domain) für die Online-Beteiligung der Kommune.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Keine Gremienentscheidung notwendig.
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Ca. 12.000 € für die Einführung der proprietären Software-Lösung
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
Ca. 6.000 € jährliche Hosting Kosten.
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Für die Konzeption und Implementierung der Lösung/Plattform ca. 100 Personentage im ersten Jahr.
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Ca. 20-40 Personentage (abhängig von der Anzahl der durchgeführten Beteiligungsverfahren, je Verfahren werden 2 – 4 Personentage angesetzt)
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
Kompetenzen die für die Umsetzung des Projektes notwendig sind: • Die Projektleitung benötigt Kenntnisse im Change-Management und in der Projektplanung und -steuerung Kompetenzen die im Rahmen des Projektes aufgebaut werden müssen: • Schulung in der Anwendung der Software (in den Kosten der Einführung bereits enthalten)
Mögliche Finanzierungsquellen
Fördermittel oder eigene Haushaltsmittel
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Bürgerinnen und Bürger erhalten einen transparenten Überblick über die laufenden Partizipationsverfahren, eine Beteiligung ist zeit- und ortsunabhängig möglich. Die Plattform ergänzt klassische Beteiligungsformate und bietet durch den modularen Aufbau vielschichtige Partizipationsmöglichkeiten. Einsparungen lassen sich hier nicht konkret beziffern, da es sich teils um Einsparungen für die Planung von vor-Ort-Veranstaltungen handelt und teils um Einsparungen durch Nachfragen von Bürgern, die nicht über alle Informationen zu den Verfahren verfügen. Hier entsteht demzufolge keine direkte Einsparung, sondern viel mehr ein Mehrwert für die Stadtgesellschaft.
Indirekte Einsparungen
Alle Verfahrensbeteiligte finden relevante Informationen übersichtlich auf der Plattform. Redundante Datenpflege, z. B. zu einzelnen Verfahren auf der kommunalen Homepage entfallen, ebenso reduzieren sich gezielte Fragen zu Beteiligungsmöglichkeiten durch Bürgerinnen und Bürger.
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Langfristig etabliert sich eine neue Beteiligungskultur in der Stadtgesellschaft. Hierdurch wird kommunales Handeln und die Entscheidungswege werden transparenter. Möglicherweise lässt sich die bestehende Plattform erweitern in Richtung eines stadtweiten Diskussions- und Ideenforums.
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Ein Überblick über beteiligungsrelevante Verfahren und Prozesse ist einfach und zentral über die Plattform möglich. Alle relevanten Verfahrensinformationen werden kompakt an einer Stelle zur Verfügung gestellt (Single Point of Contact). Dies wiederum vereinfacht für Interessierte Bürger:innen und Stakeholder der Zugang zu den Informationen der beteiligungsrelevanten Verfahren.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Anforderungen formeller Bauleitplanverfahren wurden geprüft und berücksichtigt. Bei formalen Bauleitplanverfahren sind gesetzliche Anforderungen zu prüfen. Z. B. muss sichergestellt sein, dass nur registrierte Nutzer rechtswirksam Anregungen und Einwendungen erheben, die in die Abwägungstabellen einfließen, über die die Politik später entscheidet. Dies hat Auswirkungen auf die Rechtswirksamkeit der zu beschließenden oder zu ändernden Bebauungspläne.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Bisher sind über die Plattform keine formellen Beteiligungsverfahren durchgeführt worden. Sollte das geschehen, muss sichergestellt sein, dass eine Authentifizierung der Nutzer für einzelne Verfahren möglich ist.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Hilfreich ist ein Überblick über die in der Kommune in der Vergangenheit durchgeführten Beteiligungsverfahren hinsichtlich Art, Beteiligungsformaten und der Zielgruppen, bzw. der Beteiligungsabläufe. Basierend darauf kann eine Auswahl der Beteiligungsmodule und der digitalen Darstellung der jeweiligen Verfahren erfolgen. Ziel sollte eine transparente Information über die vielfältigen Informations- und Partizipationsmöglichkeiten sein.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Eine Online-Beteiligungsmöglichkeit kann klassische Beteiligungsverfahren nicht ersetzen, sondern bestenfalls ergänzen. Manche Zielgruppen erreicht man mit diesem Angebot nicht. Wichtig ist daher, über Anregungen und Einwendungen aus begleitenden Präsenzveranstaltungen ebenfalls online zu informieren und diese so in die Entscheidungsprozesse einfließen zu lassen. Unabdingbar und dauerhaft ist eine begleitende Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, sowohl intern im Change Management als auch zur öffentlichen Information.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
Die einzelnen Fachbereiche z. B. Stadtentwicklung, Jugend, und digitale Innovation haben ihre jeweiligen Beteiligungsverfahren zum großen Teil selbst geplant (Beteiligungsrahmen, -format und Methode und auf der Plattform eingestellt. Parallel dazu wurde der Mängelmelder implementiert und eine Übersicht über kommunale Beteiligungsmöglichkeiten erarbeitet und auf der Plattform implementiert. Es ist sinnvoll, die Erfahrungen aus klassischen Beteiligungsverfahren auch in digitale Verfahren einfließen zu lassen und daher hat sich die enge Einbindung der Fachabteilungen bewährt.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Sh. Anhang (A1)
Projektphasen und Meilensteine
Mit diesem Projekt sollen folgende Meilensteine erreicht werden: M1: 01-12/19 Analyse der Ist-Verfahren und Definition der Ziele M2: 2. Quartal 2020 Implementierung der Plattform und Entwicklung erster Beteiligungsverfahren, Einbindung Mängelmelder M3: 4. Quartal 2020 Auswertung erster Beteiligungsverfahren M4: Bis Ende 2021 Ausbau der Beteiligungsverfahren und laufender Betrieb.
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Dauer von der ersten Überlegung bis zum Beschluss: ca. 1 Jahr Projektzeitraum: ca. 2,5 Jahre
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
• Projektkoordinator • jeweils ein Vertreter aus den Fachbereichen bzw. Abteilungen, die beteiligungsrelevante Verfahren durchführen
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Projektverantwortliche für die einzelnen Verfahren • Projektkoordinator mit den Aufgaben Planung, Überwachung der Meilensteine, Dokumentation, Beratung zu generellen Fragen der Bürgerbeteiligung und zu Softwarefragen, Presse- und Öffentlichkeitsinformation, sowie interner Information,
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Kenntnisse in der Anwendung der Software (keine Programmierkenntnisse erforderlich) Erfahrungen im Changemanagement und in der Projektplanung und Steuerung
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
• 80 Personentage Koordination (6 Monate vor Projektstart) • 20 Personentage für die jeweiligen Verfahren (diese Angabe bezieht sich auf die Vorbereitung, Durchführung und Auswertung der einzelnen Verfahren) Die Weiteren Dienstleistungen wurden extern beauftragt.
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Die Projektkoordination reduziert sich im Regelbetrieb deutlich auf etwa 10 Personentage/Jahr. Es wird keine übergeordnete Projektleitung mehr notwendig sein, sondern nach Bedarf muss u. a. die Umsetzung von Beteiligungsverfahren geplant werden.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
• Stadtentwicklung • Jugend • Schule • Smart City Projektteam
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten (z.B. Kommune aus)
Ausschreibungs- und Vergabeverfahren
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Offenes/Nicht-offenes Verfahren
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Die Erweiterung um Onlinebeteiligungsmöglichkeiten bedeutet zunächst ein Umdenken und temporär auch Mehrarbeit für die Mitarbeiter. Nutzen und Vorteile sollten daher im Change-Management vermittelt werden und durch Schulungen vermittelt werden.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Bei der Analyse und Auswahl der Beteiligungsverfahren sollten die Zielgruppen betrachtet werden. Man erreicht mit Onlineverfahren nicht alle Beteiligten. Daher ist es ratsam, beteiligungsferne Zielgruppen individuell zu informieren und einzuladen. Sinnvoll sind parallel zu Onlineverfahren auch klassische Beteiligungsformate anzubieten.
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit muss nicht nur zur Einführungsphase erfolgen, sondern Beteiligungsverfahren fortlaufend begleiten. Langfristig soll die Plattform zum Austausch aller Akteure in der Stadtgesellschaft genutzt werden und sich so etablieren. Dazu soll perspektivisch ein Ideenforum eingerichtet werden, in dem eine breite interaktive Diskussion und Bewertung von Vorschlägen zur Entwicklung städtischer Ziele angestrebt wird.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Landesweites Beteiligungsportal Beteiligung.NRW. Die genutzte Beteiligungs- und Kommunikationsplattform der Stadt Soest zielt eher auf mittelständische bis kleinere Kommunen ab. Die Individualität der jeweiligen Kommune steht hierbei im Vordergrund im Gegensatz zu größeren Beteiligungsformaten. Allerdings ist dies eine individuelle Entscheidung der einzelnen Kommunen.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Beteiligung NRW kann kostenfrei genutzt werden und ist eine Open-Source-Entwicklung.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
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Online-Dienste

Name Url Beschreibung
Mitdenken Soest https://www.mitdenken-soest.de/dialoge

Leika-Leistungen

Leika-Bezeichnung Landesredaktion letzte Änderung Leika-ID Leika-Typ Gesetzeskürzel SDG1 SDG2
Wilder Müll 16.07.2021 99001004000000 2/3 KrWG 1 offline (noch nicht in Betrieb)
Störung von öffentlichen Uhren 15.12.2021 99089078000000 2/3 1 offline (noch nicht in Betrieb)
Bürgerbegehren 24.08.2022 99030001000000 4 offline (noch nicht in Betrieb)
Einwohnerantrag 24.08.2022 99030004000000 4 offline (noch nicht in Betrieb)
Einwohnerfragestunde 24.08.2022 99030005000000 4 offline (noch nicht in Betrieb)
Einwohnerversammlung 24.08.2022 99030006000000 4 offline (noch nicht in Betrieb)
Mängelmelder nicht im LeiKa 5 1 offline (noch nicht in Betrieb)
Volksbegehren 06.07.2021 99030007000000 2/3 GG offline (noch nicht in Betrieb)