OZG NRW kommunal – Onlinedienste zum Onlinezugangsgesetz

Umsetzungsprojekte

Projekttitel SO Digital: Ein Stadtlabor für die Smart City Soest
Projektbeschreibung Ziel des Projekts ist die Einrichtung und der Betrieb eines Stadtlabors, in dem der digitale Wandel im Dialog mit der Stadtgesellschaft unter Einbeziehung der Stadtverwaltung diskutiert, verhandelt und aktiv gestaltet wird.
Vorbereitung (Projektantrag bewilligt)
Konzeption (Umsetzung beauftragt)
Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen)
Projektabschluss
Projektleitung Elisabeth Söllner
+49 2921 103-5229
e.soellner@soest.de
Alleinstellungsmerkmal
Nutzen für alle Kommunen Das Format „Stadtlabor” steht im Mittelpunkt einer wissenschaftlichen Begleitung durch die Uni Speyer und wird für Mittelstädte als Konzept zur Verfügung gestellt. Vorlagen für die Durchführung einzelner Veranstaltungsformate werden auch anderen Kommunen in Form einer Broschüre zur Verfügung gestellt.
übertragbare/lizenzfreie Leistung
Beginn Übertragbarkeit
Kategorien
  • Weitere Smart-City (-Lösungen)
  • Stadtlabor
Zuwendungsempfänger
  • Soest
Modellregionen
Projektwebseiten/-ergebnisse
Dokumente

Konzeptabfrage

Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
Das Projekt ist interessant für alle Kommunen, die vor dem Hintergrund des Digitalen Wandels Interesse an Open Government und einem intensivierten Bürgerdialog haben.
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt? (Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Zum einen profitiert die Verwaltung von der Möglichkeit, im und mit dem StadtLABOR innovative Wege zu gehen. Zum anderen profitieren Bürgerinnen und Bürger, aber auch zivilgesellschaftliche Akteure (z. B. Vereine) und Schulen von der Arbeit des StadtLABORs. Das StadtLABOR ist ein Ort an dem der Dialog zwischen Bürger:innen, Verwaltung und zivilgesellschaftlichen Akteuren gefördert wird.
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte/Leistungen, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sind: • Das Format StadtLABOR wird von der Universität Speyer wissenschaftlich begleitet, wodurch ein Konzept für Mittelstädte zur Umsetzung eines Formats zum Bürgerdialog entsteht • Dokumentationen für die Durchführung einzelner Veranstaltungsformate werden in Form der Broschüre des StadtLABORs bereitgestellt Nachnutzbar sind vor allem Strategien und Verfahren, beispielsweise zur Netzwerkarbeit, zur Bürgeransprache, zur Aufbereitung von digitalen Themen, zur Öffentlichkeitsarbeit. Ein gesamtes „How-to StadtLABOR“ Konzept wird entwickelt, die mit zahlreichen Beispielen aus der Stadt Soest angereichert werden. *Die Stadt Soest erachtet es nicht als zielführend, in Metropolen erprobte Ansätze nur zu übernehmen, sondern möchte mit dem Projekt erforschen, ob es für Mittelstädte nicht besser ist in Bezug auf die Digitalisierungsstrategie eigene und vor Ort entwickelte Ansätze zu verfolgen. Hierdurch sollen Kommunen auch mit „geringem Budget“ z. B. Digitalisierungsthemen für die Bürger:innen aufzuarbeiten. Darüber hinaus soll über die wissenschaftliche Begleitforschung zum einen, die Übertragbarkeit der Aktivitäten und des Konzepts sichergestellt werden und zum anderen, sollen anhand des StadtLABORs neue Formen der Wirkungsmessung sozialer Innovationen getestet und evaluiert werden.
Lösungsumfang (Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
sh. o. • Konzept für Mittelstädte zur Umsetzung eines Formats zum Bürgerdialog • Dokumentationen für die Durchführung einzelner Veranstaltungsformate werden in Form einer Broschüre bereitgestekkt • Strategien und Verfahren zur Netzwerkarbeit, zur Bürgeransprache und zur Aufbereitung von digitalen Themen zur Öffentlichkeitsarbeit Das virtuelle StadtLABOR wurde mit der Open-Source-Plattform Mozilla:hubs realisiert. Die Nutzung der Plattform ist kostenfrei. *Da im StadtLABOR keine Software oder ähnliche technische Lösungen entwickelt werden, handelt es sich bei den weiterzugebenden Lösungen eher um Erfahrungen.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die gemachten Erfahrungen werden fortlaufend in Beratungs- und Austauschgesprächen an andere Kommunen weitergegeben. Darüber hinaus sind alle Bürger:innen, Verwaltungsmitarbeiter:innen oder Unternehmungen dazu eingeladen, das StadtLABOR (physisch/virtuell) oder die Veranstaltungsformate zu besuchen. (Öffnungszeiten/Veranstaltungskalender sind der Projektwebseite zu übernehmen: https://stadtlabor-soest.de/ ). Daneben werden alle Konzepte bzw. übertragbaren Elemente nach Projektabschluss für die Nachnutzung zur Verfügung gestellt.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung? (Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Zurverfügungstellung von Teilprojektergebnissen geschieht bereits jetzt schon fortlaufend durch persönliche und digitale Austauschgespräche, durch eine Vernetzungsveranstaltung zu Innovationslaboren und durch die Veröffentlichung von Artikel und Beiträgen (Instagram usw.). Darüber hinaus werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen u. a. auf der Webseite der Digitalen Modellregion Soest https://digital-soest.de/ , der Projektwebseite „StadtLABOR“ https://stadtlabor-soest.de/ und über den KDN zur Verfügung gestellt. Die Projektdokumentation wird nach Ende der Projektlaufzeit zentral über die Datenbank des KDN abrufbar sein, sowie auf weiteren städtischen Internetseiten.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken? (z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Um ein StadtLABOR nach Soester Vorbild erfolgreich zu betreiben, braucht es ein Raumangebot und Konzeption, die an die Rahmenbedingungen vor Ort angepasst sind, eine personelle Besetzung und ein Projektbudget.
Organisatorische Voraussetzungen (z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Je nachdem, ob ein Labor eher im Bereich Digitalisierung oder im Bereich Stadtentwicklung angesiedelt ist, müssen die entsprechenden Gremien im Verwaltungsvorstand und im Rat zustimmen.
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Die Kosten für die Einführung lassen sich nicht pauschal beziffern, weil sie stark von Anfall und Höhe der Mietkosten (in Soest ca 70m2 in 1B-Lage) und der Ausstattung (Ausstellung ja oder nein, vorhandene Möblierung oder Neuanschaffung, Anschaffung von technischen Geräten aus dem FabLab-Spektrum oder nicht, usw.) abhängen. Sicher braucht man ein grafisches Konzept/Vorlagen für Print und digitale Medien. Die Ausgaben können deshalb zwischen 10.000 € - 150.000 € liegen, wobei nach oben keine Grenzen gesetzt sind.
Kosten des Betriebs (Angabe jährlicher Kosten)
Hängt im Wesentlichen von Personal- und Projektkosten – am Beispiel der Stadt Soest belaufen sich die Kosten auf ca.: 80.000 € - 130.000 €, nach oben offen.
Personalaufwand bei Einführung (Personentage und Zeitraum)
Mindestens zwei Personen (2 VZÄ über ca. 3 Jahre)
Personalaufwand bei Betrieb (Angabe jährlicher Kosten)
Mindestens zwei Personen (2 VZÄ)
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten • Sinn für strategische Entwicklung • Vermittlungskompetenz • Lust an technischen Angeboten • lokale Kenntnisse der Stakeholder-Strukturen und relevante Netzwerke
Mögliche Finanzierungsquellen
Ggf. Fördermittel, Sponsoren (Banken oder lokale Unternehmen), Kooperationsprojekte.
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
• Intensiver Netzwerkaufbau • Vertrauensaufbau • bessere Beteiligungs- und Kollaborationsmöglichkeiten o digitaler Wandel/technischer Fortschritt wird erlebbar gemacht und Bürger:innen dazu angeregt Probleme „mit zu lösen“ o Mit dem StadtLABOR sucht die Stadt Soest aktiv das Gespräch mit Bevölkerung, Unternehmen und Soester Besucher:innen • Lern- und Wissensort für die Stadtgesellschaft und Verwaltung • Ort an dem Fragen beantwortet werden (digitaler Entwicklungen und neuen Arbeitsformen für die Stadt Soest) – zentraler Ansprechpunkt für digitale Themen und Bürgerengagement • Schafft Transparenz und Partizipation an der Digitalen Modelregion Soest, um u. a. soziale Innovationsprozesse zu initiieren und die Soester Bürger:innen in den Mittelpunkt zu rücken
Indirekte Einsparungen
• Setzt Innovationsimpulse in die Verwaltung • heranbringen neuer Digitalisierungsthemen für Bürgerinnen und Bürger • Schnittstelle zwischen Bürger:innen und Beschäftigten der Verwaltung • durch das offene Angebot entsteht weniger „Klärungsbedarf/Erklärungsbedarf“ sondern mehr „Akzeptanz“ gegenüber der Einführung neuer digitaler Themen bei den Soester Bürger:innen, da diese die Möglichkeit haben sich mit neuen technischen Fortschritten im StadtLABOR auseinanderzusetzen
Langfristiger Nutzen (z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
• Kooperationsprojekte mit der Civic Tech Community und anderen, in Berlin z. B. bürgerschaftliches Straßenbaumgießprojekt, in Soest: Friendly User-Check von Webseiten durch Senioren • stärkere Anbindung zu lokalen Startups • Kollaborationsprojekte zwischen Verwaltung Bürgerschaft
Nutzen für Stakeholder (z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
• Bessere Information über Projekten und besseres Verständnis der Verwaltungsabläufe • Möglichkeit, konkretes Feedback zu UX zu geben • Wissen (z. B. zu technischen Fragen oder Social Media), das für eigene Aktivitäten wichtig ist
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Durch die Festlegung auf kostenlose Angebote wurden viele (förder-)rechtliche Fragen nicht relevant. Gleichzeitig steht hier die Recherche nach verwendbaren Tools und weniger eine Überprüfung rechtlicher Rahmenbedingungen im Vordergrund.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Corona-Hygieneregeln: Lösung durch flexibles Reagieren in den Veranstaltungsformaten (größere Räume von Kooperationspartnern, digitale Videokonferenz-Tools, Hybride Veranstaltungsformate, Nutzen besonderer Regeln für Schüler, Virtuelles Stadtlabor, usw.). Eine rechtliche Hürde im weiteren Sinne ist die aus IT-Sicherheitsgründen notwendige, aber sehr kostenintensive Anbindung des Standorts an das Datennetz der städtischen Verwaltung.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices (Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Im Gegensatz zu Professionellen aus dem Innovations- und Digitalisierungsbereich interessieren sich viele Bürger:innen nicht für Grundsatzfragen der Digitalisierung, sondern wollen einen klaren (individuellen) Mehrwert erfahren. Sehr handfeste und anschauliche Technologien wie beispielsweise 3D-Druck treffen auf großes Interesse und können hier eine Brücke zu grundsätzlicheren Themen bauen.
Lessons Learned (Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
In seltenen Fällen fühlen sich Bürger:innen von der Straße angesprochen das StadtLABOR zu besuchen. Oft sind die Hemmnisse der Bürger:innen zu groß. Daher können Besucher:innen und die Soester Bürger:innen eher über Interessensgruppen (z. B. Vereine, Schulen etc.) für einen Besuch angeregt werden.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
Zweiteilung in Angebote für Bürger und Bürgerinnen und für Verwaltungsmitarbeitende ist sinnvoll, weil diese beiden Zielgruppen sehr unterschiedliche Bedürfnisse und Interessen haben. In beiden Bereichen gibt es eine Vielzahl von Teilprojekten (z. B. einzelne Veranstaltungen, wie Vortrag/Diskussion zu digitaler Gewalt gegen Frauen; Workshops wie Lasercutter-Workshop oder verwaltungsseitig: Einführung in Miroboard; oder auch die kontinuierliche Begleitung und Beratung wie etwa des Seniorenbeirats.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes (ggf. Zeitplan im Anhang)
Siehe Zeitplan im Anhang (A1). Wegen der ausstehenden Bewilligung eines Antrags auf Verlängerung der Projektlaufzeit ist dieser vorläufig bis August 2022 ausgeführt.
Projektphasen und Meilensteine
Meilenstein 1: Erstellung eines Curriculums möglicher Aktivitäten und Events – bis Oktober 2019 Meilenstein 2: Eröffnung des StadtLABORs – bis Februar 2020 Meilenstein 3:Durchführung von Netzwerktreffen von Innovationslaboren für Mittelstädte – bis Oktober 2021 Meilenstein 4: Erstellung des Best-Practice-Guides »Digital- und Innovationslabore für Mittelstädte« – bis August 2022 Meilenstein 5: Veranstaltung Digitale Kirmes – August 2022.
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Erste Ideen und der der Förderantrag fanden ab Herbst 2018/Frühjahr 2019 statt. Nach der Besetzung der Leitung im Oktober 2019 bzw. der wissenschaftlichen Mitarbeit im Dezember 2019 wurde die Einrichtung des Raums betrieben und die Ausstellung entwickelt. Seit der Eröffnung im Februar 2020 wird das Programm stetig umgesetzt und weiterentwickelt. Das Projekt ist bis August 2022 befristet (Verlängerung bis Juni 2023 beantragt; Bewilligung ausstehend).
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut? (ggf. Projektorganigramm im Anhang)
2 Projektleiterinnen
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Leitung des StadtLABORs o Beschäftigt sich insbesondere mit den Fragestellungen, wie die Zukunft von Innenstädten, strategische Kulturentwicklung, gesellschaftliche Teilhabe und lokale Identität mit den Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung verbunden werden. • wissenschaftliche Mitarbeiterin o Fokus liegt auf die Digitalisierung der Gesellschaft – wie z. B. digitale Werkzeuge Teilhabe und Kooperation im Internet und dem realen Leben miteinander verbunden werden können?/wie können die Stadtgesellschaft und die Verwaltung die Digitalisierung nutzen, um öffentliche Infrastrukturen für die Stadt zu verbessern?
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten • Sinn für strategische Entwicklung • Vermittlungskompetenz • Lust an technischen Angeboten • Ideal: Bildbearbeitung, Filmschnitt, Programmierfähigkeit. • Marketing und Öffentlichkeitsarbeit • Entwicklung von Inhalten/Aufbereitung komplexer Themen
Wie hoch ist der Personalaufwand? (VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
2 VZÄ Vollzeitstellen (mindestens) *Für den Betrieb des StadtLABORs werden keine externen Partner benötigt. Diese wurden lediglich für die Errichtung. Der Personalaufwand hierfür kann allerdings nicht aufgeschlüsselt werden.
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Eigentlich gar nicht, Projekt- und Regelbetrieb gehen fließend ineinander über. Die Menge an Aktivitäten wird durch die verfügbaren Personalressourcen bestimmt.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
• CIO/CDO • Personalabteilung • Beteiligungsbeauftragte • interessierte Kollegen aus allen Bereichen
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Offenes/Nicht-offenes Verfahren
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante (Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Ein Innovationslabor/StadtLABOR für Bürgerinnen und Bürger funktioniert nur mit einem kommunalen Selbstverständnis, dass Open Government und Innovation anstrebt. Wichtigste Herausforderung darüber hinaus ist die Beschaffung der finanziellen Mittel. In dem vorliegenden Projekt wurde dies durch eine Förderung geschaffen.
Laufend (Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Große Herausforderung: Pandemie (Lösungen siehe oben) Weitere Herausforderungen: Passgenaue Angebote digitaler Themen an Bürgerinteresse (Lösung: Partizipative Annäherung, niederschwellige Kommunikation).
Ex Post (Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Herausforderung Verstetigung: Kontinuierliches Werben und Darstellen der Wichtigkeit, um Anschlussfinanzierung zu gewährleisten. Dazu wichtiger Erfolg: Digitales Lern- und Arbeitszentrum (DiLAS) in Soest, in das das StadtLABOR mit einziehen soll.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Das StadtLABOR ist ein Ort zum Ausprobieren und Experimentieren. Das gilt auch für die Entwicklung von Angeboten und Formaten. Deshalb gibt es an sehr vielen Stellen Alternativen beispielsweise in der Themenauswahl (in Soest z. B. Thema Digitalisierung und Nachhaltigkeit), der Kooperationsformen (z. B. eher auf lokale Wirtschaft oder auf Bürger:innen ausgerichtet), in der Wahl der zum Raum passenden Formate (z. B. kleine Workshops oder große Vortragsveranstaltungen) und jede Stadt muss sich ihr Innovationslabor ortsspezifisch zuschneiden. Die Kompetenzen der Beschäftigten und Partner haben gerade für die Programmentwicklung eine große Bedeutung: z. B. Programmierkenntnisse, Werkstattkenntnisse, usw.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Man könnte ein Innovationslabor schon in der Konzeptionsphase gemeinsam mit Partnern entwickeln, damit würde sich ein Teil des Netzwerkaufbaus bereits ins Vorfeld der Eröffnung eines Labors verlagern und Wünsche und Bedarfe von Partnern eingearbeitet werden, um so eine enge Bindung zu schaffen und Zielgruppen passgenau zu adressieren. Dieser kooperative Ansatz macht andererseits Abstimmungsprozesse deutlich schwieriger und langwieriger.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Da wir sehr viel interessierte Nachfragen von anderen Kommunen bekommen haben, stellt sich die Frage, ob es nicht Sinn machen würde, für den übergeordneten Komplex „Bürgerdialog auf dem Weg zur Smart City“ mit seinen Unterthemen Open Government, Digitale Aufklärung, Co-kreative Projekte in und mit der Stadtverwaltung eine zentrale Stelle gibt, die landesweit Know How bündelt und Unterstützung geben sollte.